10 Lợi ích của hệ thống Kanban sẽ cải thiện doanh nghiệp của bạn

25/08/2021

Kanban thật tuyệt vời. Điều đó không có gì bí mật và chúng tôi biết điều đó! Nếu bạn đồng ý, có thể bạn đã gặt hái được những lợi ích khi có một hệ thống Kanban trong doanh nghiệp của mình. Nhưng nếu bạn chưa hoặc tò mò muốn tìm hiểu thêm về những gì Kanban thực sự có thể làm cho bạn, hãy đọc để tìm hiểu thêm.

Giải thích sức mạnh của hệ thống Kanban

Sức mạnh của Kanban nằm ở sự đơn giản của nó. Bạn có thể sử dụng bút và một số bài viết hoặc thậm chí là một bảng Kanban trực tuyến để bắt đầu ngay lập tức. Bạn có thể áp dụng Kanban cho bất kỳ quy trình kinh doanh nào. Không giống như các phương pháp luận Agile khác được điều chỉnh bởi các quy tắc chặt chẽ hơn, hệ thống Kanban dễ tiếp cận hơn. Với sự phản đối ít hơn, mọi người dễ dàng bị thu hút để tham gia và cộng tác vào việc thực hiện nó.

Kanban dễ hiểu vì nó thể hiện trực quan công việc. Các đội nhóm có thể nhận thông tin về dự án của họ chỉ bằng cách xem bảng Kanban. Các nhà quản lý có thể nhận được thông tin chi tiết trực tiếp từ hội đồng quản trị thay vì dành nhiều giờ cho các cuộc họp hoặc đọc các trang báo cáo.

Nếu bạn vẫn chưa bị thuyết phục, đây là 10 cách doanh nghiệp của bạn có thể thu được lợi nhuận từ Kanban.

Kanban - Quản lý công việc đơn giản mà hiệu quả
Kanban – Quản lý công việc đơn giản mà hiệu quả

Minh bạch

Dựa trên bản chất trực quan của nó, Kanban nâng cao khả năng giao tiếp và cộng tác trong nhóm. Mọi người trong nhóm biết các thành viên khác trong đội nhóm đang làm gì vào bất kỳ thời điểm nào. Người quản lý có thể biết ngay điều gì khiến đội nhóm của họ bận rộn hoặc bị vướng mắc. Điều này có thể cho phép họ gọi chính xác nguyên nhân khi có vấn đề.

Xem bài  Thư viện KPI - Quản lý dự án: Tỷ lệ % nhiệm vụ quá hạn

Thông tin không chỉ giới hạn trong phạm vi những người đang làm việc trong dự án. Các bên liên quan bên ngoài có thể xem bảng Kanban khi cần thiết và điều này làm cho luồng thông tin liền mạch trong bất kỳ tổ chức nào. Sự minh bạch sẽ tạo dựng niềm tin. Với sự tin tưởng được gắn liền, có sự tự tin lớn hơn ở tất cả các cấp trong tổ chức.

Nhiệm vụ quan trọng nhất thực hiện ở giai đoạn trung tâm

Việc triển khai một hệ thống Kanban đòi hỏi phải tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc tồn đọng. Cách tiếp cận tuyến tính đối với mức độ ưu tiên cho phép các nhóm tập trung vào những thứ có giá trị kinh doanh cao hơn những thứ khác. Điều này có thể giúp các công ty duy trì khả năng cạnh tranh trong bối cảnh nhu cầu thị trường thay đổi.

Phát hiện sớm các vấn đề

Các nhóm có thể dễ dàng hình dung ra những điểm nghẽn và vấn đề trong công việc của họ vì chúng ở ngay trước mắt. Bảng kanban thực chất là một bộ tản nhiệt thông tin. Ví dụ: các nhiệm vụ chồng chất trong một cột báo hiệu một nút thắt cổ chai và điều này sẽ kích hoạt nhóm tập trung vào bước đó và loại bỏ vấn đề.

Phản ứng với những thay đổi của thị trường và kinh doanh

Sử dụng hệ thống Kanban cho phép các doanh nghiệp luôn nhanh nhẹn trong bối cảnh các yêu cầu của thị trường hoặc những thay đổi về hướng đi. Kanban áp dụng trọng số cao hơn cho những gì mang lại giá trị kinh doanh cao hơn. Khi có sự thay đổi trong phương hướng kinh doanh, các ưu tiên trên bảng Kanban sẽ theo đó. Chuyển đổi không phải là một vấn đề vì hệ thống được xây dựng để đáp ứng bất cứ điều gì mà doanh nghiệp yêu cầu.

Kiểm soát chất lượng

Với các giới hạn công việc đang được thực hiện (WIP – Limiting Work in Progress) và các chính sách rõ ràng được nêu, các thành viên trong nhóm có thể tập trung vào công việc của họ. Khi chúng tôi giải tỏa các nhóm làm việc quá tải, họ sẽ tập trung vào việc đảm bảo công việc của họ được hoàn thành theo thông số kỹ thuật trước khi tiến hành bước tiếp theo. Điều này làm giảm bớt công việc làm lại và các khiếm khuyết.

Xem bài  Đo lường thành công của Quản lý tri thức

Khắc phục sự cải tiến liên tục hoặc tư duy Kaizen

Phương pháp tiếp cận trực quan của Kanban để quản lý dự án cho phép các nhóm dễ dàng xem xét các quy trình của họ. Nó cho phép họ phát hiện ra các cơ hội để loại bỏ lãng phí, loại bỏ các hoạt động không cần thiết, hợp lý hóa quy trình làm việc và cắt giảm chi phí. Về cơ bản đây là những gì Kaizen nói về. Các đội biết rằng không giải quyết các vấn đề trong quy trình của họ ngay lập tức sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến công việc của họ. Do đó, các nhóm được thúc đẩy để đưa ra các cải tiến gia tăng khi các vấn đề được phát hiện.

Tập trung vào đầu ra

Các giới hạn WIP buộc các đội tập trung vào việc đưa mọi thứ về đích. Các thành viên trong nhóm sử dụng Kanban biết rằng năng suất không được đo lường bằng số lượng nhiệm vụ họ đang thực hiện cùng một lúc. Chất lượng quan trọng hơn số lượng. Các đội sử dụng Kanban hoàn toàn tập trung vào việc hoàn thành các hạng mục từ đường ống. Việc nhấn mạnh vào mục “Hoàn thành” này giúp nâng cao chất lượng của sản phẩm và chất lượng công việc mà nhân viên trải nghiệm.

Phản hồi nhanh hơn

Một điều tuyệt vời khác về Kanban là nó nhấn mạnh vào việc hoàn thành line công việc liên tục. Khi một mặt hàng đã sẵn sàng để xuất xưởng, nó sẽ được chuyển trực tiếp đến tay khách hàng. Thời gian đưa ra thị trường giảm đáng kể. Điều này cho phép các nhóm nhanh chóng biết được thị trường sẽ phản ứng với sản phẩm như thế nào. Phản hồi thu thập nguồn cấp dữ liệu cho các hành động tiếp theo của nhóm. Điều này định hướng cho các quyết định của họ, những cải tiến trong tương lai và thậm chí có thể cho ra đời những ý tưởng sản phẩm mới mà thị trường yêu cầu. Điều này thực sự cho thấy bản chất Agile mà Kanban có.

Xem bài  Kanban là gì và nó có thể mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của bạn?

Trao quyền cho nhóm

Toàn bộ nhóm sở hữu hệ thống Kanban và chịu trách nhiệm về việc phát triển mọi thứ về phía trước. Họ biết rằng thành công là nỗ lực của cả tập thể. Khi bạn trao quyền cho các cá nhân phụ trách, họ sẽ trở nên gắn bó và hiệu quả hơn. Họ trở nên có ý thức hơn về các quyết định họ đưa ra và cùng nhau giải quyết vấn đề.

Nhìn thấy bức tranh lớn

Bản chất trực quan của Kanban về việc trình bày tiến độ dự án là một công cụ mạnh mẽ cho phép các nhóm và người quản lý chẩn đoán tình trạng hoạt động hiện tại của họ. Mọi thứ đang diễn ra suôn sẻ hay bạn sẽ bỏ lỡ ngày phát hành mục tiêu của mình? Những hạng mục quan trọng nhất đang được thực hiện? Có cách nào tốt hơn để bạn thực hiện các quy trình của mình không? Những loại câu hỏi này cho phép bạn lùi lại một bước và đánh giá xem liệu mọi thứ có diễn ra theo cách bạn mong đợi hay không.

Người quản lý cũng có thể xem khối lượng công việc trên các đơn vị kinh doanh của mình bằng hệ thống Kanban. Họ có thể xem đội nào đang quá tải và đội nào có thể đảm nhận nhiều công việc hơn. Điều này cho phép họ thực hiện các điều chỉnh để ngăn chặn tình trạng kiệt sức và rã rời. Bảng Kanban là một công cụ lập kế hoạch hữu ích mà các nhà quản lý có thể tận dụng.

Trải nghiệm Kanban với tư cách là một nhóm

Có vô số lợi ích mà Kanban mang lại. Với tư duy và cách triển khai đúng đắn, Kanban có thể giúp bạn sắp xếp và cải thiện quy trình kinh doanh của mình. Có một số phần mềm dựa trên Kanban có sẵn trên thị trường mà bạn có thể thử. Đánh giá điều gì phù hợp nhất với bạn và giải quyết nhu cầu của nhóm bạn. Điều quan trọng là phải nhất quán trong thực hành Kanban của bạn và thích ứng với tư duy cải tiến liên tục.

(Nguồn: Theo Kanban Zone – Dịch: SSKPI)

5 1 vote
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Đăng ký nhận bản tin

Nhận tư vấn và trải nghiệm sản phẩm hoàn toàn miễn phí của SSKPI


    Các bài viết liên quan

    Đăng ký tư vấn
    TƯ VẤN MIỄN PHÍ

      Gọi cho chúng tôi
      Rút gọn