13 Ý tưởng tự động hóa kinh doanh để tiết kiệm thời gian và tiền bạc

27/09/2021
Tự động hóa kinh doanh
Tự động hóa kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp đi nhanh hơn

Trong thời đại cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang tác động mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh hàng ngày, hàng giờ như hiện nay, thì việc cần phải tối ưu quy trình vận hành và tự động hóa kinh doanh trở nên rất quan trọng. Nếu làm đúng cách thì việc một đội ngũ nhỏ cũng có thể tạo được cú hích lớn.

Việc tự động hóa này sẽ giúp các doanh nghiệp nhỏ tạo ra sự khác biệt để duy trì lợi thế cạnh tranh, đảm bảo cho sự phát triển bền vững mà lại đi nhanh, đi trước các ông lớn, các đối thủ khổng lồ cùng ngành.

Tự động hóa kinh doanh có thể tăng hiệu quả trong toàn tổ chức bằng cách loại bỏ một lượng đáng kể các nhiệm vụ lặp đi lặp lại tại nơi làm việc và giảm thời gian lãng phí cho các nhiệm vụ dư thừa và giúp cải thiện năng suất tổng thể. Những lợi ích chính đó cùng nhiều lợi ích khác đã dẫn đến việc ngày càng nhiều tổ chức sử dụng tự động hóa kinh doanh ngày càng nhiều hơn vào hoạt động của họ.

Tự động hóa kinh doanh là gì?

Tự động hóa kinh doanh sử dụng công nghệ để loại bỏ những cách làm thủ công khỏi các quy trình kinh doanh hàng ngày. Từ tuyển dụng đến quản lý email đến kế toán, gần như mọi ngóc ngách hoạt động của doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi ích từ một số mức độ tự động hóa kinh doanh.

Với tự động hóa kinh doanh, các công ty có thể đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc. Nói một cách đơn giản, mục tiêu cuối cùng không phải là thay thế sức lao động của con người như một số người lầm tưởng cần phải đầu tư những công nghệ hiện đại như máy móc thiết bị cao cấp, hay thậm chí là robot mà đó là: tăng cường công nghệ theo cách giúp cải thiện toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối.

Có thể hiểu: tự động hóa không chỉ là thay thế giấy hay các file bằng các dữ liệu đã được số hóa, mà còn là việc sử dụng công nghệ và phần mềm để chuẩn hóa các quy trình, giúp quy trình này rẻ hơn, nhanh hơn, ít lỗi hơn. Bằng cách tích hợp các quy trình này vào nền tảng công nghệ, các công ty cũng được hưởng lợi từ khả năng báo cáo tốt hơn và khả năng phân tích dữ liệu theo thời gian, các lãnh đạo có thể theo dõi và kiểm tra chặt chẽ tiến độ thực hiện nhiệm vụ của nhân sự. Thông tin đó sẽ là yếu tố góp phần đưa ra các quyết định quan trọng và giúp doanh nghiệp phát triển.

Tại sao doanh nghiệp của bạn cần phải tự động hóa các quy trình

Tự động hóa các quy trình kinh doanh giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc: giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất và hạn chế tối đa phát sinh, rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc, nhưng lợi ích của việc đầu tư vào các hệ thống tự động không dừng lại ở đó. Các hệ thống phần mềm này cũng giúp giảm lượng nhân lực cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ chính và cho phép nhân viên không mất thời gian để thực hiện các tác vụ thủ công lặp lại, để có thể tập trung vào các dự án quan trọng hơn. Ví dụ: khi bạn có thể tự động hóa các quy trình thanh toán tài khoản của mình hoặc các phòng trò chuyện dịch vụ khách hàng trực tuyến, nhân viên của bạn có thể tập trung nỗ lực vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, xây dựng doanh nghiệp.

Tự động hóa kinh doanh cũng có thể đưa các cấp độ tiêu chuẩn hóa mới vào quy trình làm việc hàng ngày bằng cách hướng dẫn nhân viên thực hiện các bước chi tiết và theo dõi tất cả các tài liệu liên quan. Tất cả những cải tiến này có thể giúp các công ty giảm cả chi phí hoạt động và chi phí chung.

13 Ý tưởng Tự động hóa doanh nghiệp hàng đầu

Mặc dù tự động hóa có tiềm năng tạo ra những cải tiến trên nhiều khía cạnh của doanh nghiệp của bạn, nhưng có một vài khía cạnh mà nó có thể có tác động đặc biệt. Bạn có thể tham khảo 13 khuyến nghị về cách triển khai tự động hóa cho các công việc trong doanh nghiệp:

Xem bài  Chuyển đổi số: Khách hàng đã thay đổi như thế nào?

1. Quá trình tuyển dụng

Tuyển dụng nhân viên mới là một quá trình gồm nhiều giai đoạn, bắt đầu bằng việc đăng tuyển hoặc tuyển dụng các ứng viên cụ thể và kết thúc khi nhân viên đó gia nhập công ty. Nhiều bước trong quá trình thực hiện có thể được tự động hóa, làm cho quy trình tuyển dụng tổng thể trở nên đơn giản hơn và ít tốn thời gian hơn.

Một hệ thống quản lý nguồn nhân lực là một công cụ có giá trị trong việc tự động hóa quá trình tuyển dụng, hệ thống này tự động hóa quy trình quản lý ứng viên. Phòng nhân sự có thể giảm bớt công việc hàng ngày từ việc gửi các thông tin giới thiệu về công ty, việc làm cho các ứng viên đến việc khi họ được tuyển dụng thì có thể thiết lập cho họ tất cả các thiết bị và quyền truy cập vào các hệ thống tương ứng với vị trí làm việc của họ.

Hệ thống phần mềm có thể nâng cao trải nghiệm tổng thể của ứng viên. Điều đó sẽ cải thiện danh tiếng của công ty bạn và giúp bạn thu hút những ứng viên tốt hơn.

2. Phân tích nhân viên

Các bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm đánh giá công việc của nhân viên có thể sử dụng dữ liệu để theo dõi tất cả các nhiệm vụ của từng nhân viên và tạo các báo cáo sẵn sàng sử dụng cho các nhà quản lý và lãnh đạo. Ví dụ, nếu số lượng nhân viên nghỉ việc tăng cao bất thường trong 90 ngày gần nhất, công ty có thể sử dụng các công cụ nhân sự để xác định vấn đề cụ thể và đưa ra quyết định tuyển dụng tốt hơn trong tương lai.

3. Quản lý tệp tin

Thời mà các bộ phận phải di chuyển hồ sơ giữa các tủ hồ sơ khác nhau và chuyển chúng đến các phòng ban khác nhau đã qua lâu. Các tổ chức ngày nay dựa vào truyền tệp kỹ thuật số, nhưng không phải tất cả các cơ chế chuyển giao đó đều hoạt động theo mong đợi. Ví dụ, sử dụng một nền tảng như Google Docs hoặc một dịch vụ như Dropbox, đi kèm với những thách thức riêng.

Sử dụng tự động hóa kinh doanh, các công ty có thể lưu trữ và chia sẻ tệp một cách hiệu quả hoặc trong bốn bức tường của họ hoặc với khách hàng, đối tác kinh doanh và các bên liên quan khác. Các giải pháp phần mềm Giao thức Truyền Tệp Tự động (FTP) và Giao thức Truyền Tệp SSH (SFTP) di chuyển các tệp đến máy chủ. Sau đó, người dùng có thể lên lịch tải xuống FTP / SFTP hoặc tải lên một hoặc nhiều tệp mà không cần phải nhờ đồng nghiệp trợ giúp.

4. Tạo và phân phối báo cáo

Nếu bảng tính và báo cáo là nền tảng của các hoạt động hàng ngày của bạn, thì việc tự động hóa việc tạo và phân phối báo cáo sẽ giúp công ty của bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và không ít rắc rối. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để tự động phân phối thông tin này hàng ngày hoặc hàng tuần và người nhận có thể sử dụng phần mềm đó để xem xét dữ liệu lịch sử, dự báo hiệu suất trong tương lai và đưa ra quyết định tối ưu.

Phần mềm cho phép tạo các báo cáo tự động vào các thời điểm cụ thể (tức là vào cuối mỗi tuần hoặc mỗi quý). Hệ thống cũng có thể kích hoạt tạo báo cáo theo các sự kiện như tồn đọng sản xuất hoặc thiếu sản phẩm ở trung tâm phân phối.

Được trang bị các báo cáo mà họ cần để có thể thực hiện công việc của mình — và theo cách ít hoặc không cần làm — nhân viên được trao quyền để đưa ra các quyết định có lợi cho các bộ phận của họ và toàn công ty. Điều này cho phép người quản lý và người giám sát dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ cốt lõi.

5. Tự động hóa Email

Hầu hết nhân viên dành hàng giờ trong ngày để nhận, sàng lọc và trả lời email, nhiều email trong số đó không liên quan đến trách nhiệm cốt lõi của họ.

Đối với nhiều công ty, câu trả lời cho câu hỏi, “Nhân viên của bạn có thể hoàn thành thêm bao nhiêu nếu họ làm việc hiệu quả gấp đôi?” có thể được tìm thấy với tự động hóa email. Thay vì xử lý thủ công mọi thư khi nó đến hộp thư đến của họ, nhân viên đang sử dụng tự động hóa để sắp xếp các email hàng ngày của họ, gửi phản hồi tự động đến một số thư và hướng mọi thứ khác đến các thư mục cụ thể để được chú ý hơn. Bằng cách tự động hóa hộp thư đến của nhân viên, các công ty giúp lực lượng lao động của họ xem và trả lời các tin nhắn có liên quan một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Xem bài  Chuyển đổi số: Khách hàng đã thay đổi như thế nào?

6. Quy trình khiếu nại

Xử lý các khiếu nại dưới bất kỳ hình thức nào là một quá trình dài (ví dụ: trả lại, sửa chữa, v.v.) và thường tạo ra rất nhiều thất vọng cho tất cả mọi người liên quan. Khi một số hoặc tất cả các bước liên quan có thể được tự động hóa, nó sẽ giảm bớt áp lực cho người đề xuất và tổ chức, đồng thời cho phép họ tập trung vào các khía cạnh quan trọng nhất của quy trình.

Sử dụng công nghệ như tự động hóa quy trình bằng rô-bốt (RPA), các tổ chức có thể tăng tốc quá trình yêu cầu bồi thường. Ví dụ: bộ điều chỉnh xác nhận quyền sở hữu có thể tự động trích xuất và truyền dữ liệu, thay vì phải tìm kiếm dữ liệu đó trực tuyến, gọi cho ai đó về nó hoặc yêu cầu nó qua email.

Bằng cách phát triển quy trình làm việc tự động cho bước này và các bước khác, các công ty có thể cắt giảm đáng kể thời gian, tiền bạc và không gặp rắc rối trong các quy trình yêu cầu của họ.

7. Nhiệm vụ kế toán

Kế toán là một quá trình tốn nhiều thời gian bao gồm rất nhiều bước thủ công. Bằng cách tự động hóa một số hoặc tất cả các bước liên quan, các công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và giải phóng thời gian quý báu của nhân viên để tập trung vào các nhiệm vụ khác.

Lấy ví dụ về khoản phải trả. PayStream Advisors chỉ ra rằng đối với 55% công ty vẫn xử lý các quy trình tài khoản phải trả của họ theo cách thủ công, việc sử dụng hệ thống tự động để xử lý và thanh toán hóa đơn sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Nó cũng làm giảm lỗi dữ liệu và giúp ngăn chặn gian lận thông qua một hệ thống kiểm soát “không chạm” xảy ra ở hậu trường.

Kết hợp lại, những chức năng này chuyển thành những lợi ích quan trọng cho các công ty áp dụng phần mềm tự động hóa các khoản phải trả . Phần mềm này giúp các công ty giảm bớt lượng lao động thủ công cần thiết để xử lý hóa đơn, quản lý phê duyệt và xử lý thanh toán. Bằng cách sử dụng giải pháp phần mềm cho những công việc này và các nhiệm vụ khác, các công ty có thể đơn giản hóa một cách hiệu quả các quy trình này và quy trình công việc liên quan của chúng.

8. Các cuộc họp

Quản lý lịch, thiết lập cuộc họp và tổ chức chi tiết của các sự kiện này là tất cả các hoạt động truyền thống được xử lý thủ công. Nhưng một số nền tảng tự động hóa khác nhau có thể giúp loại bỏ những khó khăn trong các cuộc họp nội bộ và khách hàng.

Bằng cách tự động hóa các cuộc họp, các công ty không chỉ có thể tự quản lý sự kiện mà còn cả công tác hậu cần trước và sau cuộc họp.

Một giải pháp thay thế cho các công cụ lịch truyền thống, nền tảng tự động hóa cuộc họp có thể được sử dụng để hỗ trợ chính cuộc họp, cải thiện giao tiếp trước, trong và sau cuộc họp, đồng thời tăng hoặc giảm quy mô theo nhu cầu cá nhân của công ty.

9. Quản lý cơ sở vật chất

Được giao mọi công việc từ quản lý quyền truy cập an ninh của tòa nhà đến thay thế các cửa sổ bị rò rỉ đến sửa chữa hệ thống điều hòa, những người quản lý cơ sở vật chất thường phải sử dụng các quy trình thủ công cao (ví dụ: gọi điện thoại, email, v.v.) để quản lý các công việc đó.

Những cách tiếp cận này không nhất quán và phi tập trung và sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ việc tự động hóa cho phép các nhóm phản ứng nhanh chóng, cung cấp mức độ dịch vụ phù hợp và duy trì các lộ trình kiểm tra. Trong hầu hết các trường hợp, phần mềm hoạt động với cơ chế phản hồi tự động, theo đó một hành động (ví dụ: một thiết bị máy móc ít dầu, cửa sổ bị bỏ ngỏ vào mùa đông hoặc sự cố trượt ngã nguy hiểm trên sàn nhà máy) kích hoạt phản hồi.

Sau khi được cảnh báo về vấn đề, hệ thống sẽ tự động quản lý vấn đề hoặc kích hoạt cảnh báo cho người quản lý cơ sở — và tất cả đều có sự can thiệp tối thiểu của con người. Điều này không chỉ loại bỏ phỏng đoán của quản lý cơ sở mà còn giúp tạo ra một môi trường làm việc an toàn hơn cho tất cả các nhân viên. Nó cũng giúp các công ty tiết kiệm tiền. Phần mềm quản lý cơ sở eMaint cho biết các dịch vụ tự động của nó đã giúp các công ty tiết kiệm tới 100.000 đô la chi phí hoạt động hàng năm đồng thời cải thiện năng suất lên 20%.

Xem bài  Chuyển đổi số: Khách hàng đã thay đổi như thế nào?

10. Giao tiếp

Việc cập nhật thông tin cho các thành viên trong nhóm, khách hàng và đối tác kinh doanh là rất quan trọng, nhưng việc gửi email, nhắn tin hoặc gọi điện cho mọi người để chia sẻ thông tin vừa tốn thời gian vừa không hiệu quả.

Tự động hóa có thể giúp ích. Ví dụ: bằng cách thiết lập lời nhắc cuộc họp lặp lại, nhóm kinh doanh có thể nhận được thông báo cho các sự kiện sắp tới mà không cần bất kỳ ai phải gửi lời nhắc đó. Các lời mời xuất hiện trên lịch của họ, họ chấp nhận hoặc từ chối và người lãnh đạo cuộc họp có danh sách người tham dự cho sự kiện sắp tới.

Các kỹ thuật tự động hóa tương tự có thể được sử dụng khi làm việc với khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng, những người sẽ nhận được đăng ký và theo dõi thường xuyên trong suốt một tháng hoặc một quý. Ví dụ: sử dụng các chiến dịch email nhỏ giọt tự động, các công ty có thể giữ liên lạc chặt chẽ với các cơ sở khách hàng của họ mà không cần phải viết và gửi các tin nhắn riêng lẻ.

11. Xử lý hàng loạt

Các công ty sử dụng xử lý hàng loạt để tự động hóa việc quản lý các giao dịch được nhóm hoặc theo đợt. Thay vì quản lý các giao dịch này một cách riêng lẻ, phần mềm “phân lô” nhiều giao dịch và xử lý tất cả chúng cùng một lúc.

Xử lý hàng loạt yêu cầu ít hoặc không có sự can thiệp của con người và đặc biệt hiệu quả đối với các giao dịch “cuối chu kỳ”, chẳng hạn như xử lý báo cáo cuối tháng hoặc cuối quý hoặc bảng lương hàng tuần / hai tuần.

12. Tích hợp ERP

Tích hợp với hệ thống ERP cho phép các hệ thống tự động lấy thông tin từ — hoặc cung cấp thông tin vào — ERP. Khi tất cả các hệ thống này hoạt động từ cùng một tập dữ liệu, các công ty sẽ có được một nguồn thống nhất, duy nhất của tất cả dữ liệu kinh doanh, có thể hướng dẫn các quyết định kinh doanh quan trọng.

Dữ liệu được chia sẻ có được từ tích hợp ERP giúp các công ty loại bỏ sự mâu thuẫn dữ liệu, loại bỏ thời gian dành cho việc di chuyển thông tin giữa các hệ thống và có được quyền truy cập vào thông tin chính xác, theo thời gian thực. Sau đó, các công ty có một cái nhìn tổng thể về hoạt động của họ và có thể tận dụng hết khả năng của hệ thống tự động của họ.

13. Tiếp thị

Tiếp thị là một nhiệm vụ kinh doanh quan trọng khác có thể được đơn giản hóa và tối ưu hóa với tự động hóa. Ví dụ, phần mềm tự động hóa tiếp thị có thể quản lý khách hàng tiềm năng và tự động hóa việc gửi email. Nó cũng giúp các công ty sắp xếp tốt hơn các chiến dịch và chương trình để phù hợp với nỗ lực của các nhóm kinh doanh của họ.

Với phần mềm tự động hóa tiếp thị, các công ty có thể theo dõi, giám sát và nuôi dưỡng các khách hàng tiềm năng có trình độ cao, sẵn sàng cho các đại diện bán hàng tiếp cận và làm việc. Điều này làm giảm sự phức tạp của quá trình chuyển đổi khách hàng tiềm năng và cho phép quá trình kết thúc bán hàng nhanh hơn.

Khi các công ty sử dụng phần mềm tiếp thị, họ cũng có quyền truy cập vào các công cụ theo dõi và đo lường cho biết họ đang hoạt động như thế nào theo thời gian (tức là chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành doanh số bán hàng) và cho phép họ thực hiện các điều chỉnh để cuối cùng dẫn đến doanh thu cao hơn.

Với loại hình tự động hóa kinh doanh này, các công ty có thể đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách giảm lao động con người cần thiết với công nghệ cải tiến quy trình. Các yếu tố tự động hóa kinh doanh trong các bước quan trọng trong quy trình làm việc của công ty và làm cho các quy trình này rẻ hơn, nhanh hơn và ít lỗi hơn.

(Nguồn: Theo Lisa Schwarz – SSKPI dịch)

5 1 vote
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Đăng ký nhận bản tin

Nhận tư vấn và trải nghiệm sản phẩm hoàn toàn miễn phí của SSKPI


    Các bài viết liên quan

    Đăng ký tư vấn
    TƯ VẤN MIỄN PHÍ

      Gọi cho chúng tôi
      Rút gọn