3 công cụ giúp khuyến khích chia sẻ kiến ​​thức tại công ty của bạn

31/08/2021

Yêu cầu nhân viên chia sẻ kỹ năng và kiến ​​thức của họ với đồng nghiệp là một cách đơn giản để cải thiện đáng kể chiến lược và chất lượng trong nhóm của bạn. Tuy nhiên, có nhiều lý do tại sao nhân viên thường ít thực hiện việc này.

Ở một mức độ nào đó, việc giữ lại kiến ​​thức dường như xuất phát từ việc họ nghĩ rằng việc chia sẻ những thông tin có giá trị sẽ làm giảm dần lợi thế của họ đối với sếp của mình. Ví dụ: nếu một nhân viên luôn tạo ra nhiều doanh thu hơn những người còn lại trong nhóm của anh ta, anh ta có vẻ rất có giá trị đối với cấp trên. Do đó, nếu anh ta chia sẻ kiến ​​thức của mình với nhóm, nhân viên đó có thể sợ cả nhóm sẽ kiếm được nhiều doanh thu hơn và anh ta sẽ không còn nổi bật nữa.

Tất nhiên, một đội ngũ những nhân viên bán hàng có năng lực hàng đầu sẽ rất tốt cho công ty của bạn, nhưng việc nhân viên cố gắng quan tâm đến lợi thế của chính họ là điều đương nhiên. Như phó giáo sư kinh doanh David Zweig của Đại học McMaster đã chỉ ra, mặc dù nhiều công ty chú trọng đến tinh thần đồng đội, nhưng hầu hết các chương trình khuyến mãi và phần thưởng đều được trao dựa trên đóng góp của từng cá nhân.

Theo đó, một trong những bước đầu tiên bạn nên làm để khuyến khích chia sẻ kiến ​​thức nhiều hơn giữa các nhân viên của mình là nhấn mạnh tầm quan trọng của các nhóm hiệu quả hơn các cá nhân hiệu quả. Hãy ghi nhớ điều này, có một số công cụ có thể hữu ích trong việc khuyến khích chia sẻ kiến ​​thức giữa các nhân viên của bạn.

Xem bài  4 chiến lược để giúp nhân viên làm việc từ xa mới hòa nhập với công ty

Dưới đây, chúng tôi sẽ thảo luận một số chiến lược để kết hợp ba công cụ như vậy.

1. Sử dụng mạng nội bộ xã hội để khuyến khích sự tương tác của nhân viên.

Mạng nội bộ là một dịch vụ độc quyền của công ty, hoạt động như một nền tảng xã hội, trung tâm thông tin và cổng giao tiếp của nhân viên.

Một số ví dụ về các dịch vụ mạng nội bộ bao gồm Honey, Igloo và Slack. Mặc dù Slack không sử dụng từ “mạng nội bộ” để mô tả các dịch vụ của mình, nhưng các tính năng giao tiếp, trò chuyện và chia sẻ tệp của nó tương tự như các tính năng của một sản phẩm mạng nội bộ hữu ích. Tất cả các dịch vụ này đều cho phép nhân viên chia sẻ thông tin với đồng nghiệp và nhiều dịch vụ kết hợp việc sử dụng thẻ chủ đề hoặc thẻ bắt đầu bằng # để làm cho thông tin đã chia sẻ trước đó dễ tìm kiếm hơn. Điều này cho phép nhân viên tìm kiếm và chia sẻ thông tin về các vấn đề chung, giảm thiểu yêu cầu người quản lý phải can thiệp.

Tất nhiên, việc cung cấp cho nhân viên khả năng giao tiếp trên toàn công ty là một ý tưởng hay, nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc chia sẻ kiến ​​thức có xu hướng xảy ra nhiều hơn giữa những nhân viên có vị trí tương tự. Các vị trí như vậy có thể nằm trong cùng một bộ phận hoặc trên cùng một cấp của hệ thống phân cấp công ty giữa các bộ phận. Điều này có nghĩa là, ngoài việc có dịch vụ mạng nội bộ toàn công ty, sẽ là khôn ngoan nếu bạn tạo các nhóm tập trung vào các phòng ban trong mạng nội bộ của bạn để nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ kiến ​​thức liên quan với nhóm của họ

Xem bài  Thư viện dự án - Quản lý dự án: Tỷ lệ % các mốc quan trọng của dự án bị bỏ lỡ

2. Sử dụng công cụ Kanban để chia sẻ kiến ​​thức về quy trình làm việc nhóm.

Kanban giúp quản lý công việc hiệu quả hơn
Kanban giúp quản lý công việc hiệu quả hơn

Nếu bạn chưa quen với việc lập bảng Kanban, nó khá đơn giản. Kanban là một hệ thống quy trình làm việc giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình thành các nhóm. Thông thường, những nhóm này là các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc của bạn. Ví dụ: bạn có thể có một nhóm cho “Ý tưởng”, “Nguyên mẫu”, “Phát triển” và “Hoàn thành”. Khi các dự án chuyển từ giai đoạn ý tưởng sang giai đoạn hoàn thành, bạn có thể thấy chúng đang ở đâu trong quy trình và duy trì các mục tiêu thời hạn thực tế cho khách hàng của mình.

Atlassian và SSTASK là hai ví dụ về các công cụ Kanban được tạo ra với các công ty. Khi các dự án chuyển qua các giai đoạn trong quy trình của bạn, bạn có thể thấy nhân viên nào đang làm việc trong các dự án khác nhau, ở các giai đoạn khác nhau. Điều này không chỉ làm tăng tính minh bạch cho bạn mà còn tự động cung cấp cho nhân viên của bạn kiến ​​thức sâu hơn về tiến độ của dự án và các nhu cầu đang diễn ra.

3. Sử dụng công cụ ghi chú để chia sẻ chiến lược giữa các nhóm.

Mặc dù mạng nội bộ của công ty bạn có thể là một nơi tuyệt vời để chia sẻ kiến ​​thức với các thành viên trong nhóm, nhưng nhân viên đôi khi cần một dịch vụ chia sẻ kiến ​​thức thân mật hơn. Evernote là một công cụ tuyệt vời, đa nền tảng cho những trường hợp như vậy vì nhân viên có thể tạo và chia sẻ ghi chú văn bản, hình ảnh, ghi chú viết tay kỹ thuật số, ảnh chụp màn hình và ghi chú âm thanh với đồng nghiệp của họ.

Xem bài  10 Lợi ích của hệ thống Kanban sẽ cải thiện doanh nghiệp của bạn

Hơn hết, nó tự động đồng bộ hóa các ghi chú từ điện thoại di động sang máy tính của bạn. Khi nguồn cảm hứng xuất hiện trên xe buýt, nhân viên của bạn có thể ghi lại nó trong ứng dụng Evernote của họ và chia sẻ nó với đồng nghiệp của họ thông qua tích hợp Windows hoặc Mac khi họ đến văn phòng.

Hình thức chia sẻ kiến ​​thức này có vẻ thoải mái hơn so với các phương pháp chính thức hơn như nghiên cứu điển hình hoặc báo cáo bằng văn bản. Tuy nhiên, giao tiếp thông thường diễn ra giữa các nhân viên trong các ứng dụng ghi chú có thể giúp nhân viên dễ dàng giao tiếp thường xuyên hơn. Khi nhân viên giao tiếp thường xuyên, việc chia sẻ kiến ​​thức diễn ra tự nhiên và thường xuyên hơn.

Mặc dù các phương tiện chia sẻ kiến ​​thức truyền thống chắc chắn có giá trị tại nơi làm việc, nhưng chúng ta cần phải định hình lại cách chúng ta khuyến khích chia sẻ kiến ​​thức giữa các nhân viên của mình. Bằng cách sử dụng các ứng dụng ghi chú, hệ thống mạng nội bộ và các công cụ dự án hướng đến quy trình làm việc, nhân viên của bạn có thể bắt đầu thấy chia sẻ kiến ​​thức theo một cách mới và hữu ích.

(Nguồn: Theo William Craig – SSKPI dịch)

0 0 votes
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Đăng ký nhận bản tin

Nhận tư vấn và trải nghiệm sản phẩm hoàn toàn miễn phí của SSKPI


    Các bài viết liên quan

    Đăng ký tư vấn
    TƯ VẤN MIỄN PHÍ

      Gọi cho chúng tôi
      Rút gọn