6 cách nhân sự có thể cải thiện năng suất của nhân viên

14/10/2021

Vai trò của nhân sự đã được mở rộng trong vài năm qua. Theo đó, bộ phận này không còn đơn giản là thực thi các chính sách và quy trình, tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên và quản lý con người.

Các nhà lãnh đạo nhân sự hiện thấy rằng họ phải đảm bảo một thương hiệu nhà tuyển dụng tích cực, tạo ra các sáng kiến ​​làm tăng sự gắn kết và năng suất của nhân viên, thiết lập mối quan hệ giữa công ty và nhân viên. Bởi vì nhân sự có rất nhiều việc phải làm, việc cải thiện sự gắn bó của nhân viên và cải thiện năng suất nhân viên không phải lúc nào cũng được ưu tiên hàng đầu.

Thông thường, các nhà lãnh đạo nhân sự tập trung vào việc thu hút nhân tài mới bằng cách thiết kế các chương trình để giữ cho chế độ lương thưởng theo kịp các xu hướng thị trường hiện tại và tập trung vào các chương trình đào tạo và tuyển dụng.

Trong khi đó, ngoài việc thu hút nhân tài, bộ phận nhân sự có thể giúp giảm chi phí tuyển dụng bằng cách tập trung vào việc tăng cường năng suất của các tài năng hiện tại và cung cấp các chương trình khuyến khích cả sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp của họ.

Để có một kế hoạch tăng cường năng suất vững chắc hiệu quả, các công ty nên tập trung vào việc hoàn thành các mục tiêu trong tương lai với các chiến lược làm tăng năng suất chung của nhân viên. Nhân sự có thể làm cho nhân viên hạnh phúc hơn và năng suất hơn bằng cách cung cấp đào tạo tích cực và môi trường làm việc thú vị.

Bộ phận nhân sự có thể thực hiện 6 cách dưới đây để cải thiện năng suất của nhân viên:

Khảo sát nhân viên

Đầu tiên, hãy cố gắng khám phá những rào cản nào đang cản trở năng suất thông qua một cuộc khảo sát nhân viên. Nếu bạn chưa có các hệ thống khảo sát, bạn có thể sử dụng nhiều chương trình trực tuyến cho phép khảo sát hàng loạt.

Đặt những câu hỏi rõ ràng này trước:

  • Bạn có hạnh phúc trong công việc không? – Thông thường, đây không phải là câu hỏi mà một số nhà tuyển dụng thường hỏi, nhưng bạn sẽ không bao giờ biết nhân viên có hài lòng không nếu bạn không hỏi.
  • Bạn có hiểu các bậc thang sự nghiệp và chương trình thăng tiến của công ty không? – Hầu hết nhân viên sẽ gắn bó với một công ty khi họ nhận thức đầy đủ về các bước thang nghề nghiệp và cách thăng tiến. Nếu một người phản hồi tiêu cực về vấn đề này, rất có thể người đó không biết cách tiến lên trong sự nghiệp khi ở trong công ty.
  • Bạn đánh giá sự cân bằng cuộc sống và công việc của mình thế nào? – Để duy trì năng suất, sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống gia đình rất quan trọng đối với nhân viên. Nếu bạn nhận được câu trả lời tiêu cực về câu hỏi này, đã đến lúc xem xét các yếu tố có thể gây căng thẳng cho nhân viên của bạn.
Xem bài  Vai trò và tầm quan trọng của Đánh giá Hệ thống Quản lý Hiệu suất

Các câu hỏi khác có thể liên quan đến nơi làm việc, chẳng hạn như:

  • Môi trường văn phòng
  • Tần suất họp
  • Các tiếng ồn hoặc nhân viên gây phiền toái

Chỉ hỏi những câu hỏi liên quan đến công ty của bạn. Mục tiêu tổng thể là khám phá những gì đang cản trở năng suất của nhân viên và loại bỏ nó.

Kiểm kê môi trường vật lý

Nếu bạn phát hiện ra rằng môi trường vật lý của văn phòng có thể là thủ phạm dẫn đến năng suất kém, có rất nhiều cách để khắc phục vấn đề này. Ví dụ, một khiếu nại phổ biến là ánh sáng kém. Quá nhiều hoặc quá ít ánh sáng có thể gây mỏi mắt. Ngoài ra, ánh sáng nhân tạo gây chói có thể kích hoạt chứng đau nửa đầu ở một số người.

Nếu ánh sáng khiến nhân viên của bạn cảm thấy khó chịu, hãy tìm cách cung cấp các nguồn sáng tự nhiên hơn. Nếu có thể, hãy mở các cửa sổ hoặc tìm các loại cửa sổ có thể được điều chỉnh để chiếu sáng nhiều hơn hoặc ít hơn. Nếu văn phòng của bạn không có đủ cửa sổ, hãy thay đổi loại đèn bạn sử dụng. Cải thiện sức khỏe của mắt, giảm căng thẳng và đau đầu sẽ cải thiện năng suất tổng thể.

Ngoài ánh sáng, độ ồn và nhiệt độ cũng đóng vai trò chính trong năng suất của nhân viên. Một nghiên cứu được thực hiện vào năm 2015 đã phát hiện ra rằng nhiệt độ dưới 20 độ C dẫn đến giảm 50% năng suất và tăng 44% lỗi. Nhiệt độ lý tưởng cho hiệu suất làm việc cao nhất của nhân viên là 22 độ C. Môi trường làm việc thoải mái cũng sẽ tăng khả năng họ muốn ở lại văn phòng.

Xu hướng gần đây đối với các văn phòng mở khuyến khích tinh thần đồng đội và hợp tác. Tuy nhiên, nó làm tăng mức độ tiếng ồn tổng thể và ảnh hưởng đến sự tập trung và năng suất. Tạo môi trường làm việc nhóm cởi mở đồng thời giảm mức ồn bằng cách nhắc nhở nhân viên lịch sự và thiết lập văn hóa nơi làm việc bao gồm:

  • Các cuộc nói chuyện dài qua điện thoại nên được thực hiện ở cách xa nơi mọi người đang làm việc.
  • Nói nhỏ khi trò chuyện trong khu vực làm việc.
  • Chuyển các cuộc đối thoại trực tiếp dài đến các không gian họp được chỉ định.
Xem bài  18% người làm việc từ xa chỉ dành 1 giờ mỗi ngày cho các chức năng chính của công việc

Cân nhắc các lựa chọn làm việc linh hoạt

Nhiều nhà tuyển dụng thấy rằng một số nhân viên làm việc hiệu quả hơn khi họ được phép làm việc tại nhà, ít nhất là một phần thời gian. Một nghiên cứu được thực hiện bởi Best Buy liên quan đến chương trình làm việc linh hoạt của họ cho thấy năng suất tăng 35%. Các chương trình làm việc linh hoạt thường tăng năng suất cho nhân viên bằng cách giảm căng thẳng môi trường, cho phép tập trung tốt hơn.

Áp dụng làm việc linh hoạt đã được chứng minh là gặt hái năng suất tốt hơn, nhân viên hạnh phúc hơn và giảm chi phí. Nếu các tùy chọn công việc linh hoạt chưa được áp dụng, hãy bắt đầu lập kế hoạch ngay bây giờ, cẩn thận để tránh sắp xếp công việc linh hoạt dẫn đến năng suất thấp hơn và mất sự gắn kết của từng cá nhân. Khi xem xét một chương trình làm việc linh hoạt, một số thực tiễn tốt nhất bao gồm:

  • Tạo một kế hoạch với các chính sách và thủ tục được xác định rõ ràng.
  • Thiết lập hệ thống liên lạc để giữ liên lạc với nhân viên từ xa – ngoài email.
  • Đào tạo quản lý và trưởng nhóm để giữ cho nhân viên từ xa có trách nhiệm.
  • Đánh giá lại chương trình hàng năm hoặc với tần suất nhiều hơn để kịp thời điều chỉnh.

Cập nhật công nghệ và công cụ

Nếu bạn đã thu hút được những nhân tài hàng đầu và duy trì đội ngũ nhân viên xuất sắc, các công cụ và công nghệ lỗi thời có thể cản trở nghiêm trọng năng suất và tạo ra sự thất vọng trong các nhân viên của bạn. Vì công nghệ phát triển đáng kể hàng năm, điều quan trọng là phải liên tục cập nhật các công cụ cần thiết để giữ cho các quy trình hoạt động trơn tru.

Ngoài việc làm chậm năng suất của nhân viên, phần mềm và phần cứng cũ dễ bị nhiễm virus và bị tin tặc tấn công hơn, dẫn đến chi phí rất lớn để khắc phục. Một số ý tưởng để cải thiện công nghệ, bao gồm:

  • Xem xét ngân sách công ty để quyết định khu vực nào cần nâng cấp ngay lập tức các công cụ và phần mềm.
  • Thiết lập kế hoạch chuyển đổi phần mềm /phần cứng để nâng cấp lên thiết bị mới theo nhóm.
  • Chuẩn bị tài liệu đào tạo và lên kế hoạch để giúp nhân viên sử dụng các công cụ công nghệ mới mua.
  • Giám sát công nghệ mới được triển khai và thực hiện cập nhật phần mềm /phần cứng thường xuyên.

Hỗ trợ sáng tạo và đổi mới                

Tạo điều kiện cho sự linh hoạt, đổi mới và sáng tạo cũng quan trọng không kém việc thiết lập các nguyên tắc, mục tiêu và kỳ vọng cho nhân viên. Hạn chế sự sáng tạo và đổi mới để chọn thực hiện mọi thứ theo cách họ vẫn luôn làm hoặc cách công ty nào đó đang làm sẽ giết chết năng suất và sự gắn bó của nhân viên.

Xem bài  Muốn tăng quy mô doanh nghiệp, "con khỉ" của bạn cần làm gì?

Khi nhân viên được phép sáng tạo trong công việc, họ có thể sản xuất nhiều hơn và có khả năng tăng doanh số hoặc giảm chi phí.

Đào tạo và khuyến khích sẽ thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới. Bằng cách xem xét các lĩnh vực cụ thể trong công ty, bạn có thể tạo các chương trình cần thiết để nuôi dưỡng văn hóa nhân viên sáng tạo và đổi mới.

Mặc dù sự thật là việc hạn chế sự sáng tạo có thể cản trở năng suất, nhưng cho phép quá nhiều đổi mới và sáng tạo mà không có bất kỳ hướng dẫn nào cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực.

Nhân viên, trong khi cần thể hiện sự sáng tạo và đổi mới, vẫn cần có hướng dẫn. Quá nhiều sáng tạo có thể dẫn đến sự hỗn loạn và thiếu định hướng, cuối cùng khiến hoạt động của công ty bị đình trệ. Thay vào đó, hãy tối đa hóa năng suất bằng cách kết hợp các quy tắc hoặc hướng dẫn để các cá nhân sáng tạo tuân theo, chẳng hạn như:

  • Thiết lập các dòng báo cáo thích hợp, làm rõ nhân viên nào báo cáo cho ai.
  • Cung cấp cho nhân viên quyền kiểm soát các dự án của họ, nhưng duy trì các hướng dẫn, mục tiêu, thời hạn.

Chu đáo với nhân viên rời đi

Một trong những cách mà các tổ chức có thể cải thiện năng suất của nhân viên là bằng cách chứng minh rằng họ quan tâm đến nhân viên, bất kể họ ở đâu trong chu kỳ việc làm – kể cả khi họ rời công ty. Bằng cách cung cấp các lợi ích thôi việc đầy đủ, người sử dụng lao động sẽ cho các nhân viên ở lại thấy cách cư xử tốt đẹp của công ty. Họ có xu hướng ngừng lo lắng về tương lai và tập trung vào việc đáp ứng các mục tiêu công việc.

Không dễ để bất kỳ công ty nào thực hiện một kế hoạch năng suất hoàn hảo. Trong bối cảnh sự gắn bó của nhân viên đang ngày càng được coi trọng, các nhà lãnh đạo nhân sự là người duy nhất có cơ hội tạo ra môi trường làm việc và thiết kế các chương trình giúp xây dựng các nhóm làm việc hiệu quả cao bằng cách trang bị cho họ các công cụ và tài nguyên phù hợp cũng như khuyến khích họ nỗ lực tối đa trong công việc.

(Nguồn: Theo Rise Smart – SSKPI dịch)

0 0 votes
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Đăng ký nhận bản tin

Nhận tư vấn và trải nghiệm sản phẩm hoàn toàn miễn phí của SSKPI


    Các bài viết liên quan

    Đăng ký tư vấn
    TƯ VẤN MIỄN PHÍ

      Gọi cho chúng tôi
      Rút gọn