6 mẹo quản lý dự án thành công

15/09/2021
Quản lý dự án là một nghệ thuật

Quản lý dự án là việc sử dụng tối ưu các nguồn lực sẵn có (ví dụ: nhân lực, tiền bạc và vật liệu) để cung cấp sản phẩm cuối cùng đáp ứng mong đợi của khách hàng trong khi vẫn hạn chế về ngân sách và thời gian được phân bổ. Nhìn qua thì trông có vẻ khá dễ dàng và đơn giản, phải không? Nhưng đó không phải là cách nó hoạt động! Quản lý một dự án từ đầu đến cuối có thể là một quá trình khó khăn, đặt ra vô vàn những thách thức phức tạp và áp lực đối với các nhà quản lý dự án.

Nhiều dự án thất bại vì có những rào cản không thể giải quyết kịp thời. Người quản lý dự án thành công là người có thể thực hiện thành công kế hoạch dự án khi nó chuyển qua các giai đoạn khác nhau cho đến khi sản phẩm cuối cùng được giao. Cũng giống như bất kỳ ngành nào khác, các nhà quản lý CNTT cần phải năng động và liên tục thích ứng với các phương thức quản lý mới nhất để dẫn đầu đối thủ cạnh tranh, hoặc thậm chí là duy trì vị thế.

Có nhiều yếu tố khác nhau cần xem xét và nhiều thách thức cần vượt qua. Các bạn có thể tham khảo kinh nghiệm của giám đốc tiếp thị tại ProofHub dưới đây. Đây là một số thủ thuật và mẹo đã được chứng minh để giúp bạn hoàn thành dự án của mình đúng như kế hoạch của bạn.

1. Dẫn dắt bằng việc noi gương 

Trở thành người quản lý dự án có nghĩa là bạn có thể nói tất cả những gì bạn muốn, nhưng hãy nhớ làm theo lời mình đã nói ra. Nếu bạn không bắt đầu cuộc nói chuyện, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc thúc đẩy nhóm của mình vì mọi cá nhân trong nhóm của bạn sẽ dõi theo các hành động của bạn một cách khá kỹ lưỡng.

Xem bài  Kanban là gì và nó có thể mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của bạn?

Bạn phải dẫn dắt bằng cách gương mẫu và thể hiện kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ trong suốt hành trình của dự án. Trên đường đi, sẽ có những thách thức và cơ hội. Tuy nhiên, đó là khi bạn phải giữ cho nhóm của mình hoạt động như một đơn vị hợp tác để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

2. Nhanh gọn

Như đã đề cập trước đó, một nhà quản lý dự án giỏi nên cập nhật những tiến bộ công nghệ đang thay đổi để cải thiện hiệu suất và hiệu quả trong công việc. Các phương pháp quản lý dự án truyền thống có thể tốn nhiều thời gian, quan liêu và cứng nhắc đối với môi trường kinh doanh linh hoạt ngày nay.

Quản lý dự án Agile là một cách tiếp cận lặp đi lặp lại cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh khi bạn thực hiện thay vì đi theo một con đường tuyến tính. Sử dụng phương pháp này, bạn có thể phản hồi nhanh chóng với các vấn đề và thay đổi đang gia tăng. Cách tiếp cận nhanh gọn thúc đẩy làm việc hợp tác có tác dụng lâu dài trong việc đảm bảo tiến độ của dự án suôn sẻ hơn.

3. Nói không với quản lý vi mô

Các nhà quản lý dự án giỏi không phải là người thích kiểm soát mà là những nhà lãnh đạo thực sự, người trau dồi kỹ năng và tài năng của các thành viên trong nhóm để khiến họ nhận ra tiềm năng thực sự của mình. Khi bạn đã lên kế hoạch và đã phân công các vai trò cho các thành viên trong tổ chức thì đã đến lúc bạn nên lùi lại và để nhóm của bạn làm việc riêng, bạn có thể theo dõi tiến độ tổng quan.

Quản lý vi mô có thể cản trở hiệu suất của nhóm của bạn và cũng làm mất khả năng hoạt động của các thành viên. Đừng quá phân tích sâu quá và tốn thêm nhiều thời gian để xem xét kỹ các chi tiết. Hãy tập trung vào việc đạt được các mốc quan trọng và duy trì sự cân bằng phù hợp giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm.

Xem bài  3 công cụ giúp khuyến khích chia sẻ kiến ​​thức tại công ty của bạn

4. Thực hành quản lý thời gian hiệu quả

Sử dụng phần mềm Quản lý dự án cập nhật với phần mềm theo dõi thời gian có sẵn có thể giúp bạn giảm thiểu lãng phí thời gian trong công việc. Quản lý thời gian một cách thông minh là một trong những chìa khóa để Quản lý dự án thành công.

Tạo danh sách việc cần làm, ưu tiên nhiệm vụ, thêm “bảng chấm công”, đặt ước tính thời gian, xác định các đánh giá quan trọng của dự án và đánh giá vào cuối mỗi giai đoạn. Điều này sẽ giúp bạn xác định các khu vực có thể lưu thời gian và trực quan hóa tất cả dữ liệu thời gian của bạn tại một nơi duy nhất. Hãy tham khảo phần mềm SSTASK để có thể quản lý được các công việc của nhân viên một cách dễ dàng. Chúng tôi cũng sẵn lòng gửi tặng bạn mã giảm giá 20% ở đây. Lưu mã này SAVE20SSTASK và gửi cho chuyên viên tư vấn của chúng tôi nhé

5. Thể hiện một số cảm giác khẩn cấp

Sẽ không tuyệt vời khi làm việc mà không gặp áp lực nào về việc phải đáp ứng các thời hạn đáng sợ và làm việc với thời gian, tiền bạc và nguồn lực không giới hạn? Tuy nhiên, tất cả chúng ta đều có 24 giờ trong một tuần 7 ngày để thực hiện công việc của mình trong những giới hạn này. Nhưng hầu hết ngày nay chúng ta đều đang làm việc trong một môi trường có nhịp độ nhanh, vì vậy điều quan trọng là bạn phải thể hiện cảm giác cấp bách với tư cách là một trưởng nhóm để thúc đẩy những người khác nỗ lực hết mình. Đồng thời, bạn không nên tỏ ra hống hách và tạo áp lực không cần thiết cho đội của mình. Làm cho họ hiểu tầm quan trọng của việc giao công việc đúng thời hạn, và nếu một số người trong số họ đang gặp khó khăn thì hãy ngồi với họ để thảo luận về lý do và giải pháp tiềm năng.

Xem bài  10 Lợi ích của hệ thống Kanban sẽ cải thiện doanh nghiệp của bạn

6. Giao tiếp cởi mở

Giao tiếp tốt là chìa khóa để hợp tác tốt hơn giữa người quản lý dự án và nhóm của họ. Mặc dù sử dụng các phương thức giao tiếp khác nhau — trò chuyện tức thì, nhắn tin, cuộc gọi thoại, email và hội nghị truyền hình — là điều quan trọng để truyền tải thông điệp từ cấp lãnh đạo đến cấp dưới vào đúng thời điểm, nhưng điều quan trọng là phải khuyến khích luồng giao tiếp từ dưới lên.

Tuân thủ chính sách giao tiếp cởi mở, nơi tất cả các thành viên được khuyến khích nói lên mối quan tâm và ý tưởng của họ. Là một người quản lý dự án, điều quan trọng là phải là một người lắng nghe chăm chú, kiên nhẫn để hiểu những gì các thành viên trong nhóm của bạn đang phải trải qua. Điều này giúp loại bỏ các công việc đang bị đình trệ và giảm thiểu khả năng mắc lỗi, và sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc quý báu.

Lời kết

Cho dù bạn đang quản lý một dự án lớn hay nhỏ, có rất nhiều yếu tố quyết định sự thành công của nó. Không chỉ là học 6 mẹo này mà còn là cách bạn triển khai chúng trong hành động của mình tốt như thế nào. Sự kết hợp của việc sử dụng đội ngũ giỏi nhất, phần mềm quản lý dự án hàng đầu và phương pháp luận phù hợp sẽ đảm bảo cung cấp thành công dự án của bạn cho khách hàng mọi lúc!

(Nguồn: Theo elearning industry – SSKPI dịch)

0 0 votes
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Đăng ký nhận bản tin

Nhận tư vấn và trải nghiệm sản phẩm hoàn toàn miễn phí của SSKPI


    Các bài viết liên quan

    Đăng ký tư vấn
    TƯ VẤN MIỄN PHÍ

      Gọi cho chúng tôi
      Rút gọn