Kanban là gì và nó có thể mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của bạn?

24/08/2021

Mặc dù công nghệ kỹ thuật số đã đơn giản hóa nhiều cách chúng ta làm việc, nhưng nó cũng tạo ra sự phức tạp trong quy trình hoạt động hàng ngày. Quản lý những phức tạp này một cách hiệu quả là một trong nhiều lý do khiến các nhà phát triển phần mềm lần đầu tiên bắt đầu sử dụng Kanban.

Ngày nay Kanban được sử dụng bởi tất cả mọi người, từ những người làm nghề tự do đến các doanh nghiệp nhỏ và các doanh nghiệp toàn cầu trên khắp thế giới.

Kanban là gì?

Lịch sử

Kanban được phát triển bởi một kỹ sư công nghiệp Toyota tên là Taiichi Ohno vào những năm 1940 nhằm tháo gỡ những nút thắt trong quá trình sản xuất. Anh ấy được truyền cảm hứng từ cách các siêu thị xử lý hàng tồn kho trên kệ của họ.

Ohno đã chuyển hóa những gì các siêu thị đã làm để di chuyển hàng tồn kho và ứng dụng vào quy trình sản xuất tại Toyota để tìm cách khớp với mức tiêu thụ nguyên liệu với sản lượng hoặc mức tồn kho.

Kanban, mang nghĩa biển bảng báo hiệu (Kanban là có nghĩa là thẻ thị giác, với từ kan là thị giác và từ ban là thẻ), đã được áp dụng bằng cách sử dụng thẻ để hiển thị quy trình sản xuất trên sàn nhà máy. Chỉ cần nhìn vào thẻ, nhà kho đã có thể bổ sung nguyên liệu thô trước khi hết để việc sản xuất có thể tiếp tục.

Xem bài  6 mẹo quản lý dự án thành công
kan-ban-la-gi-va-loi-ich-cho-doanh-nghiep
Ảnh chụp hệ thống Kanban tại nhà máy Toyota (Nguồn: Internet)

Nhà kho cũng sử dụng hệ thống này để đảm bảo họ không bị hết nguyên liệu, điều này giúp cho một công ty tổng thể hoạt động hiệu quả hơn.

Nói một cách đơn giản, Kanban sử dụng các dấu hiệu trực quan để chỉ ra giai đoạn của bất kỳ quá trình nào. Nó có thể là bất cứ điều gì từ chương trình làm việc cá nhân của bạn trong tháng đến một dự án với các nhóm hàng trăm người rải rác trên khắp thế giới.

Sử dụng Kanban

Kanban có cấu trúc đơn giản gồm ba cột được gắn thẻ Việc cần làm, Đang làm và Hoàn thành. Nhưng đừng để sự đơn giản đánh lừa bạn bởi vì nó rất linh hoạt và nó có thể được điều chỉnh để giải quyết bất kỳ dự án quy mô nào.

Bạn có thể tạo nhiều cột hơn và gán các thẻ khác nhau cho chúng để phù hợp với tổ chức của bạn hoặc một dự án cụ thể. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải ghi nhớ sáu nguyên tắc của Kanban.

Đó là:

  • Trực quan hóa – Làm cho mọi khía cạnh của dự án có thể nhìn thấy được. Tránh việc làm chậm quá trình và tránh việc sai lệch làm mất mục đích sử dụng hệ thống.
  • Giới hạn lượng công việc trong quy trình – Giới hạn luồng công việc ở mỗi giai đoạn trong tiến trình công việc để tránh tắc nghẽn.
  • Quản lý luồng – Theo dõi và báo cáo từng trạng thái trong quy trình làm việc để giữ cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
  • Đưa ra các chính sách rõ ràng – Đảm bảo rằng tất cả mọi người liên quan đều có hiểu biết rõ ràng về các chính sách. Điều này có nghĩa là không hợp lý hóa chủ quan, điều này có thể làm chậm quá trình.
  • Sử dụng các vòng phản hồi – Kanban sử dụng các vòng phản hồi để thực hiện các điều chỉnh bằng cách so sánh kết quả mong đợi với kết quả thực tế. Nó sử dụng cuộc họp đứng; đánh giá việc cung cấp dịch vụ; xem xét các hoạt động; và các thực hành xem xét rủi ro để có phản hồi.
  • Phát triển việc hợp tác hoặc thử nghiệm – Kanban luôn tìm cách thực hiện những cải tiến nhỏ từng bước có thể tác động đến toàn bộ tổ chức và quy mô. Hệ thống cho phép bạn theo dõi và xác định được phần kém hiệu quả của mình vì mỗi quy trình được xác định và ghi lại rõ ràng.
Xem bài  Thư viện dự án - Quản lý dự án: Tỷ lệ % các mốc quan trọng của dự án bị bỏ lỡ

Hiểu và thực hiện các nguyên tắc này sẽ đảm bảo hệ thống Kanban của bạn sẽ hoạt động như dự định.

Lợi ích của Kanban

Kanban giới thiệu một cấp độ hiệu quả mới vào một dự án vì nó cho phép bạn xem dự án của mình đang ở đâu vào bất kỳ thời điểm nào. Bạn có thể đi sâu hơn và xem ai đang làm gì, mỗi thành viên trong nhóm nên làm gì và họ cần phải tiến lên phía trước.

Hệ thống Kanban dễ thực hiện, giảm lãng phí, cải thiện giao tiếp, giải quyết vấn đề nhanh hơn và cải thiện chất lượng đầu ra.

Triển khai Kanban

Kanban có thể được thực hiện bằng bảng vật lý hoặc sử dụng công nghệ kỹ thuật số, hiệu quả hơn.

Hiện nay ở trên thế giới có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm sử dụng hệ thống dựa trên Kanban như Asana, Jira, SSTASK , Kanbanachi, Zenkit và những nhà cung cấp khác.

SSTASK là một trong những phần mềm quản lý dự án dựa trên web phổ biến hơn sử dụng hệ thống Kanban. Công ty cung cấp cho người dùng nhiều tính năng hữu ích và thuận tiện để quản lý công việc một cách hiệu quả.

  • Tạo không giới hạn số lượng dự án
  • Tạo không giới hạn số lượng công việc
  • Tùy chỉnh tùy ý tình trạng công việc, loại công việc

Bạn có thể tạo vô số tình trạng của công việc, tùy theo quy trình của dự án bạn đang phụ trách. Hệ thống cũng hỗ trợ bạn tạo nhiều loại công việc khác nhau cùng việc tạo ra các thẻ từ khóa linh hoạt, chắc chắn bạn sẽ dễ dàng quản lý công việc, tiến độ một cách dễ dàng.

Xem bài  Đo lường thành công của Quản lý tri thức

Đây là một ví dụ quản lý công việc sử dụng Kanban

Quản lý công việc bằng Kanban với SSTASK của SSKPI
Quản lý công việc bằng Kanban với SSTASK

Hãy thử Kanban ngay hôm nay và xem nó có thể cải thiện quy trình làm việc của bạn như thế nào.

Xem chi tiết thông tin phần mềm tại: https://sskpi.com/vi/phan-mem-quan-ly-cong-viec-sstask/

Xin vui lòng nhắn tin với SSKPI ngay để gặp và thiết lập lịch hẹn demo sản phẩm với các chuyên viên tư vấn của chúng tôi nhé.

(Nguồn: Smallbiztrends – SSKPI dịch)

5 1 vote
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Đăng ký nhận bản tin

Nhận tư vấn và trải nghiệm sản phẩm hoàn toàn miễn phí của SSKPI


    Các bài viết liên quan

    Đăng ký tư vấn
    TƯ VẤN MIỄN PHÍ

      Gọi cho chúng tôi
      Rút gọn