Làm thế nào để phát triển KPI hiệu quả?

27/09/2021

Chúng ta đều thừa nhận rằng những chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) rất quan trọng trong kinh doanh. Tuy nhiên, để đưa KPI vào ứng dụng thành công trong doanh nghiệp, có thể tạo ra nhiều biến đổi tích cực thì bạn cần xác định được những KPI phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Một số khái niệm bạn có thể điểm lại cùng chúng tôi như KPI là gì hay KPI viết tắt của từ gì, ý nghĩa của KPI,…  trước khi xem tiếp các bước phát triển KPI hiệu quả gồm những gì.

KPI là gì?

KPI là viết tắt của từ gì?

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, một thước đo có thể định lượng được về hiệu suất theo thời gian cho một mục tiêu cụ thể. KPI cung cấp các mục tiêu để các nhóm tìm kiếm, các mốc quan trọng để đánh giá tiến độ và thông tin chi tiết giúp mọi người trong tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn.

Vai trò của KPI

Những chỉ số đó nếu được lựa chọn đúng sẽ có sứ mệnh đó là cung cấp các dữ liệu quan trọng, giúp bạn có thêm thông tin hỗ trợ cho việc đưa ra quyết định của bạn.

10 bước phát triển KPI hiệu quả

Trong bài viết này, chúng tôi xin phác thảo ra 10 bước thiết yếu để giúp bạn thực hiện điều đó. Làm theo các bước này, bạn có thể đảm bảo cho doanh nghiệp của mình không mắc phải các lỗi KPI phổ biến mà các công ty cả lớn và nhỏ đang mắc phải.

1. Bắt đầu với chiến lược

Bạn nên luôn bắt đầu với chiến lược. Chiến lược của bạn đóng vai trò là điểm khởi đầu để thiết kế KPI phù hợp – nhưng chỉ khi nó rõ ràng! Các công ty thường tạo ra một tài liệu chiến lược dài 30–40 trang mà không ai đọc hoặc hiểu được. Một cách tuyệt vời để giải quyết vấn đề này là tạo một chiến lược một trang đơn giản. Điều này sẽ giúp bạn xác định rõ ràng các mục tiêu của mình và giúp bạn vạch ra những gì bạn cần thực hiện để đạt được chúng.

2. Xác định câu hỏi bạn cần câu trả lời

Việc liên kết các KPI với chiến lược của bạn sẽ ngay lập tức nâng cao trọng tâm của bạn và làm cho các KPI có liên quan trở nên rõ ràng hơn. Xác định các câu hỏi bạn cần câu trả lời sẽ thu hẹp trọng tâm của bạn hơn nữa, bởi vì các câu hỏi cung cấp bối cảnh cho các chỉ số.

Xem bài  Những sai lầm khi ứng dụng KPI trong doanh nghiệp

Đó là lý do tại sao, cũng như KPI, chúng tôi luôn khuyên khách hàng của mình suy nghĩ về KPQ: Câu hỏi về Hiệu suất chính. Những điều này sẽ giúp bạn tìm ra dữ liệu nào bạn cần thu thập và do đó, KPI nào bạn sẽ thấy hữu ích nhất. Ví dụ: nếu bạn dự định thực hiện một chiến lược đơn giản để tăng thu nhập của mình bằng cách tập trung vào các lĩnh vực sinh lời cao nhất của doanh nghiệp, bạn có thể hỏi “Chúng tôi đang tạo ra lợi nhuận ở đâu và quy trình nào tốn kém nhất so với lợi nhuận mà chúng tôi nhận được?”

Khi bạn đã rõ các câu hỏi cần trả lời, bạn có thể đảm bảo rằng mọi chỉ số bạn chọn hoặc thiết kế sau đó không chỉ liên quan đến chiến lược của bạn mà còn cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi rất cụ thể sẽ định hướng chiến lược và thông báo cho quyết định của bạn chế tạo

3. Xác định nhu cầu dữ liệu của bạn

Khi bạn biết mình đang cố gắng trả lời câu hỏi nào, bạn cần xác định nhu cầu dữ liệu của mình để thiết lập KPI, chỉ số hoặc dữ liệu nào bạn cần để trả lời những câu hỏi đó. Trong giai đoạn này, hãy quên đi thực tế trong chốc lát và cân nhắc xem bạn muốn có những thông tin và kiến ​​thức nào trong một thế giới lý tưởng. Rốt cuộc, mọi thứ đều có thể được đo lường!

4. Đánh giá tất cả dữ liệu hiện có

Sau khi tìm ra dữ liệu lý tưởng của bạn ở bước trước, hãy thực hiện phân tích khoảng cách bằng cách so sánh dữ liệu lý tưởng mà bạn muốn có với những gì bạn đã có – bằng cách đó bạn có thể dễ dàng thấy những gì còn thiếu. Hãy tự hỏi bản thân những gì bạn cần thay đổi, điều chỉnh hoặc triển khai để đảm bảo việc thu thập dữ liệu hoàn toàn phù hợp với chiến lược và sẽ trả lời đầy đủ các câu hỏi bạn cần được giải đáp. Và sau đó đưa ra các chỉ số phù hợp để thực hiện các mục tiêu đó.

Hãy nhớ rằng, hầu hết các công ty đều có đầy đủ dữ liệu. Thường thì KPI đã được thu thập vì đủ loại lý do khác nhau bởi các bộ phận khác nhau và các nhà quản lý khác nhau. Do đó, sẽ có ý nghĩa khi xác định xem thứ bạn cần đã được ai đó ở đâu đó trong doanh nghiệp thu thập hay chưa, hay có lẽ nó sắp được thu thập và một vài chỉnh sửa trong quy trình thu thập sẽ cung cấp chính xác thứ bạn cần.

5. Tìm đúng dữ liệu hỗ trợ

KPIs có ý nghĩa cực kỳ mạnh mẽ và quan trọng nhưng chúng ta cần thừa nhận rằng chúng ta vẫn cần phải truy cập vào những dữ liệu hỗ trợ mà nó cũng sâu sắc và hữu ích như KPI truyền thống. Bằng cách tìm kiếm dữ liệu hỗ trợ phù hợp – có thể là thông tin ngành, dữ liệu nhân khẩu học, thống kê xu hướng hoặc bất cứ thứ gì – bạn có thể phân tích và xác minh các phát hiện của mình.

Xem bài  Tổng hợp một số bảng KPI mẫu trên thị trường

Việc dữ liệu hóa thế giới của chúng ta, nơi có lượng lớn thông tin được tạo ra và lưu trữ mỗi phút, có nghĩa là có rất nhiều dữ liệu hỗ trợ có thể cung cấp thông tin có liên quan đến chiến lược của bạn. Bằng cách tìm kiếm dữ liệu hỗ trợ phù hợp, bạn có thể hiểu rõ hơn về thế giới một cách nhanh chóng hơn, giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn, nhanh hơn.

6. Xác định phương pháp đo lường và tần suất phù hợp

Biết mình cần gì là một chuyện, tìm ra cách truy cập và đo lường thông tin đó là một chuyện khác. Tìm ra phương pháp đo lường phù hợp là rất quan trọng. Do đó, khi bạn đã biết mình cần thu thập thông tin gì, bạn cần phải tìm ra phương pháp đo lường phù hợp để có được thông tin đó. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn phải phát triển KPI mới hoặc điều chỉnh KPI hiện có.

Việc căn chỉnh tần suất đo lường phù hợp với cách thức và thời điểm sử dụng dữ liệu trong tổ chức luôn được ưu tiên vì tất cả dữ liệu đều có “thời hạn sử dụng”. Điều này có nghĩa là tần số đo phải phù hợp với tần suất báo cáo. Nếu không, dữ liệu có thể mất tác động và / hoặc mức độ liên quan. Ví dụ: nếu bạn thu thập dữ liệu về mức độ hài lòng của khách hàng thông qua khảo sát vào mùa hè và báo cáo về những phát hiện vào mùa đông, thì những phát hiện đã quá hạn sáu tháng.

7. Chỉ định quyền sở hữu cho các KPI của bạn

KPI hiệu quả yêu cầu hai loại quyền sở hữu.

Đầu tiên là quyền sở hữu của KPI về ý nghĩa và cách giải thích của nó. Cần có người phụ trách việc xem xét KPI, giải thích ý nghĩa của nó, theo dõi cách nó thay đổi và quyết định điều đó có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp.

Quyền sở hữu còn lại là việc thu thập dữ liệu. Đôi khi bạn có thể tự động hóa quy trình và cũng có thể, việc thu thập dữ liệu sẽ yêu cầu một số tương tác của con người. Có lẽ một số nhân viên tham gia vào việc chuyển dữ liệu từ cơ sở dữ liệu này sang cơ sở dữ liệu khác, hoặc họ phải thu thập dữ liệu đó theo cách thủ công. Một lần nữa, quyền sở hữu này cần phải được quy định rõ ràng và tuân thủ triệt để.

8. Đảm bảo KPI được mọi người trong tổ chức của bạn hiểu

Điều cần thiết là mọi người trong doanh nghiệp của bạn phải nhận thức được những gì bạn đang cố gắng đạt được và cách bạn đo lường sự tiến bộ đối với những thành tựu đó. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người chịu trách nhiệm sở hữu KPI, nhưng nó cũng quan trọng đối với mọi người trong toàn bộ doanh nghiệp, ở bất kỳ cấp độ nào. KPI nên là một phần của quá trình ra quyết định cho mọi nhân viên và mọi người đều có thể trả lời câu hỏi, “Những gì tôi đang làm hôm nay sẽ ảnh hưởng đến KPI của chúng tôi như thế nào?”

Xem bài  Cách đặt mục tiêu phù hợp cho KPI - Mẹo đặt mục tiêu hàng đầu để có chỉ số thành công

Do đó, bạn cần đảm bảo mọi người hiểu các chỉ số bạn đang thu thập được liên kết với các ưu tiên chiến lược của bạn như thế nào. Điều này sẽ làm tăng “mua vào” – mức độ tham gia và nhiệt tình của nhân viên đối với các ưu tiên của bạn – và đảm bảo rằng việc xem xét và cải tiến liên tục là trọng tâm của mọi việc mà nhân viên của bạn làm. Nếu bạn chỉ đơn giản nói với mọi người rằng họ phải thu thập cả đống dữ liệu bổ sung từ bây giờ mà không giải thích lý do tại sao, bạn có khả năng nhận được kết quả là rất nhiều nhân viên hoài nghi và chán nản!

9. Tìm cách tốt nhất để truyền đạt KPI của bạn

Hãy luôn nghĩ về làm như thế nào để truyền đạt KPI của bạn một cách rõ ràng, hấp dẫn và minh bạch nhất cho tất cả mọi người. Vì vậy, nhiều KPI được đưa ra trong các báo cáo dài với đầy đủ các con số hoặc bảng, với các ô màu sắc như của đèn giao thông để biểu thị mức độ khẩn cấp. Điều này là không đủ tốt. Hoàn toàn không có lý do gì che giấu những thông tin chi tiết quan trọng trong các báo cáo quá dài mà không ai từng đọc.

Muốn thu hút người đọc, bạn cần sử dụng các hình ảnh minh họa trực quan, sinh động, thể hiện rõ ràng các xu hướng và biến thể trong dữ liệu. Hãy cố gắng tìm ra bức tranh phù hợp cho KPI của bạn và tạo ra lời giải thích về các hiểu biết sâu sắc của mình, để các nguồn thông tin chi tiết được trích xuất từ dữ liệu rõ ràng, minh bạch, dễ tiếp cận và quan trọng nhất là có thể đưa ra được hành động ngay.

10. Xem lại các KPI của bạn để đảm bảo chúng giúp cải thiện hiệu suất

Nếu KPI không hữu ích trong việc giúp bạn hoặc những người khác trong doanh nghiệp của bạn đưa ra quyết định tốt hơn, để cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn, thì sẽ gây nhiễu hơn là có tác dụng tốt . Do đó, bạn cần phải liên tục xem xét các số liệu bạn đang đo lường để đảm bảo rằng chúng thực sự hữu ích và bạn không mất hàng giờ (hoặc yêu cầu nhân viên của bạn dành hàng giờ) để đo lường dữ liệu chỉ để đánh dấu vào ô trống.

Nếu được sử dụng đúng cách, KPI cung cấp một công cụ quan trọng để cải thiện hiệu suất, đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn và đạt được lợi thế cạnh tranh. Tôi hy vọng 10 bước này sẽ giúp bạn hiểu được KPI rõ ràng hơn và cung cấp một cách thức đơn giản để KPI thực sự hoạt động hiệu quả trong doanh nghiệp của bạn.

(Nguồn: Theo Bernard Marr – SSKPI dịch)

0 0 votes
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Đăng ký nhận bản tin

Nhận tư vấn và trải nghiệm sản phẩm hoàn toàn miễn phí của SSKPI


    Các bài viết liên quan

    Đăng ký tư vấn
    TƯ VẤN MIỄN PHÍ

      Gọi cho chúng tôi
      Rút gọn