Nhân viên “bàn lùi” khi ứng dụng phần mềm mới: 3 nguyên nhân chính và cách giải quyết

01/06/2021

SSKPI – Dịch COVID trở lại và có dấu hiệu nghiêm trọng hơn, đặt ra những khó khăn hơn cho lãnh đạo trong công việc quản trị. Nhiều doanh nghiệp tới thời điểm hiện tại đã học cách thích nghi bằng xoay vần chuyển đổi số, nhưng lại vấp phải nhiều rào cản.

Một trong những rào cản đó là sự đồng thuận và tiếp nhận từ phía nhân viên.

Bối cảnh

Một thực tế phổ biến là mọi người rất không thích thay đổi. Chúng ta thích những thứ giúp chúng ta luôn ở trong vùng an toàn của mình.

Khi doanh nghiệp công bố sẽ chuyển đổi số hoặc đơn giản đưa một phần mềm, một công cụ số vào vận hành, sẽ có nhiều cách phản hồi từ phía bộ máy. Một trong số những trường hợp phổ biến đó là, lãnh đạo đã hoàn toàn quyết tâm nhưng nhân viên lại e dè, ngần ngại. Họ có rất nhiều cách phản ứng đối với sự thay đổi này. Họ dùng với tâm lý miễn cưỡng, không nể phục, ngày có ngày quên.

Vấn đề chung đối với chuyển đổi số: Doanh nghiệp muốn có sự đón nhận từ nhân viên

Điểm chung của nhiều doanh nghiệp đó là việc các CEO, chủ doanh nghiệp luôn e ngại “thái độ và trình độ tiếp nhận của nhân viên” khi công ty muốn áp dụng chuyển đổi số. Dựa trên khảo sát và phân tích tình hình thực tế từ chính SSKPI, thường xảy ra ba tình trạng sau:

1. Nhân viên ngại học tập, ngại khó, ngại trau dồi thêm các kỹ thuật mới

  • Họ hiện đã và đang dùng nhiều phần mềm
  • Khối lượng công việc (workload) nặng làm họ không có thời gian tìm hiểu, học hỏi
  • Khi “vọc” vào phần mềm, hiệu quả ngay trước mắt chưa có dễ gây nản.

2. Nhân viên không thích có sự can thiện mới vào quy trình làm việc quen thuộc của mình

Xem bài  Hãy sống như vận động viên để cải thiện hiệu suất lao động

Do đặc thù công ty, nhiều nhân viên không thích có sự can thiệp mới vào workflow (luồng công việc) mà họ cho rằng đã trôi chảy. Ho e sợ công việc của mình sẽ thêm nhiều bước trong quy trình, làm phức tạp hoá công việc.

Đây là lầm tưởng quen thuộc. Khi đội ngũ nhân viên không được biết thông tin đúng, họ sẽ hiểu sai. Trong trường hợp này, lãnh đạo cần tìm mọi cách làm rõ, truyền đạt thông tin chuẩn tới nhân viên. Chuyển đổi số không những không làm phức tạp hoá công việc của họ mà còn khiến công việc được xử lý nhanh hơn, hiệu quả hơn, hiệu suất cá nhân được nâng cao hơn.

Các công cụ truyền đạt thông tin nội bộ hiệu quả được đề cập phía dưới bài viết.

3. Nhân viên chưa quen hoặc không muốn có sự minh bạch hoá rõ ràng

Ở nhiều doanh nghiệp, nhân viên có xu hướng ít thích sự minh bạch. Họ muốn “giấu” hiệu quả công việc của mình, không để cấp trên biết. Nhiều nhân viên không muốn sếp thấy hiệu suất làm việc thực tế của họ bởi những chỉ số này không cao. Họ cũng không muốn bị người khác thấy chất lượng làm việc của mình.

Giải pháp: Thay đổi tư duy và thói quen của nhân viên

Nắm được nguyên nhân rồi thì việc xử lý vấn đề chỉ còn phụ thuộc vào quyết tâm của lãnh đạo. Một khi lãnh đạo quyết tâm, đưa việc chuyển đổi số vào văn hoá và quy chế, nhân viên sẽ dẫn có sự thay đổi tích cực trong tư duy (mindset). Hơn hết, khi có phương án tiếp cận đúng đắn, văn hoá chuyển đổi số sẽ ngày qua ngày được tích hợp vào thói quen, tiềm thức của nhân viên. Những biến chuyển tích cực về mặt hiệu quả công việc sẽ dần củng cố niềm tin của nhân viên vào những phương pháp mới.

Dưới đây là năm gợi ý cho lãnh đạo để nhân viên của mình ngày một tiệm cận với văn hoá chuyển đổi số:


1. Đưa việc học tập mới, cải tiến mới vào văn hoá

  • Tính vào KPI học tập & phát triển của nhân viên
  • Đưa việc tìm hiểu giải pháp số vào các sự kiện mang tính chất học tập, training
Xem bài  5 xu hướng cho thấy COVID sẽ thay đổi hoàn toàn cách chúng ta làm việc trong tương lai

ung-dung-phan-mem-cho-nhan-vien

Đưa việc “học tập” phần mềm mới vào KPI giúp đội ngũ nhanh chóng làm quen với phần mềm

 

2. Thiết lập một đội ngũ “liên minh”

Không có sự thay đổi nội bộ nào có thể thành công nếu không có những người ủng hộ. Thông thường, bất kỳ ý tưởng mới nào cũng chia mọi người thành một trong ba nhóm:

  • Nhóm nhiệt huyết (10% số thành viên),
  • Nhóm hoài nghi (10% số thành viên),
  • Nhóm chưa đưa quyết định (80% số thành viên).

Tuy nhiên, những ngày tiếp theo, khi ý tưởng được thực thi, những nhân viên chưa quyết định sẽ dần chuyển đổi bởi một trong hai nhóm thiểu số. Hiệu ứng gợn sóng sẽ nhanh chóng lan rộng. Vì vậy, điều cần thiết là bạn phải xây dựng một liên minh những người ủng hộ, những người sẽ giúp thúc đẩy ý tưởng của bạn.

Những người này giúp tạo tác động tới những người chưa quyết định, để khi dự án được đưa ra, những người hoài nghi sẽ không có lựa chọn nào khác ngoài việc đồng hành với số đông.

 

3. Sử dụng công cụ truyền thông nội bộ

Các công cụ nội bộ thích hợp với

  • Các cuộc họp nội bộ
  • Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp
  • Email nội bộ
  • Bảng tin nội bộ

Các kênh truyền thông này, cùng với nội dung thông tin đúng, tích cực về giải pháp mới, sẽ tạo “độ phủ” thông tin tới nhân viên. Mưa dầm thấm lâu, đội ngũ nhân viên sẽ dần quen với sự có mặt của công cụ số mới.

email-truyen-thong-noi-bo

Một mẫu email nội bộ có nhiệm vụ phổ biến về việc áp dụng phần mềm mới

 

4. Đưa việc sử dụng phần mềm mới vào quy chế đánh giá

Đây là một phương án mang tính nguyên tắc, luật lệ hơn hai phương án đã đề cập. Không doanh nghiệp nào vận hành trôi chảy mà không gắn liền với một bộ quy chế. Khi đưa việc áp dụng phần mềm/kĩ thuật mới vào quy chế, điều này sẽ mang tính chất bắt buộc hơn và vì thế, đòi hỏi sự tuân thủ của nhân viên mạnh mẽ hơn. Doanh nghiệp nên áp dụng phương án này vào giai đoạn đầu của việc khởi tạo hay sử dụng giải pháp số.

Xem bài  Bốn cách đơn giản để cải thiện kỹ năng giao tiếp của người quản lý

 

5. Cuối cùng, lãnh đạo chính là tấm gương cho nhân viên

Bằng việc sử dụng giải pháp số như một thói quen, lãnh đạo chính là “phương pháp” ứng dụng chuyển đổi số hiệu quả nhất. Với vai trò là người lãnh đạo, khi bạn ủng hộ giải pháp số và tạo thói quen cho chính mình, về dài hạn, tấm gương lãnh đạo sẽ soi chiếu xuống lớp nhân viên và từ từ thay đổi tư duy lẫn thói quen của họ.

sep-la-tam-guong-cho-nhan-vien

Sếp là tấm gương cho nhân viên trong việc tiên phong sử dụng những giải pháp mới

Tổng kết

Chuyển đổi số doanh nghiệp cần sự nhận thức và quyết tâm cao độ của không chỉ CEO mà còn là cả bộ máy. Nếu cả doanh nghiệp đồng lòng, thấu hiểu, việc doanh nghiệp ứng dụng chuyển đổi số thành công, đem lại nhiều kết quả mong đợi là hoàn toàn có thể xảy ra.

Bằng sự hiểu biết và sự mềm mỏng, thấu cảm của người lãnh đạo, SSKPI tin rằng, với những gợi ý trên, doanh nghiệp bạn sẽ phần nào đã có giải pháp cho mình trong công cuộc nhận được sự đồng thuận của nhân viên.

Chúc công ty bạn chuyển đổi số quyết liệt.

Đọc thêm: Tư duy quản trị nhân tài thay đổi thế nào sau COVID-19

 

http://www.sskpi-signup.com/

Đối thủ của bạn có thể đang sử dụng các giải pháp chuyển đổi số làm thế mạnh cho chính họ. Trong khi đó, doanh nghiệp của bạn đã và đang làm gì để tạo lợi thế cạnh tranh? Chúng tôi mang tới cho bạn phần mềm SSKPI, giải pháp công nghệ tích hợp đánh giá hiệu suất chuẩn BSC – quản lý công việc đầu tiên trên thị trường.

5 2 votes
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest
2 Comments
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
Cypher
Cypher
4 tháng trước

Bài viết hay quá, xin phép được share nhé !

Đăng ký nhận bản tin

Nhận tư vấn và trải nghiệm sản phẩm hoàn toàn miễn phí của SSKPI


    Các bài viết liên quan

    Đăng ký tư vấn
    TƯ VẤN MIỄN PHÍ

      Gọi cho chúng tôi
      Rút gọn