Những “bí kíp” làm việc từ xa mà CEO không thể bỏ lỡ

23/02/2021

bi-kip-lam-viec-tu-xa-cho-CEO

 

Trong thời điểm diễn biến dịch COVID-19 đang có dấu hiệu quay trở lại căng thẳng thì làm việc từ xa là lựa chọn gần như tốt nhất để đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp. Làm việc từ xa giúp giảm thiểu nguy cơ lây nghiễm bệnh do tiếp xúc.

Tuy nhiên, có một sự thật rằng, “làm việc từ xa” là một câu chuyện không hề đơn giản. Trong môi trường công sở, khi không trực tiếp gặp mặt và tranh luận cùng đồng nghiệp, việc giao tiếp phần nào đã bị hạn chế.

Nhân viên công sở, khi phải làm việc từ xa bản thân họ gặp phải những khó khăn gì? Làm thế nào để vượt qua những hạn chế này? Với 07 lưu ý dưới đây, bạn sẽ có thêm ý tưởng để cải thiện hoạt động “remote working” trong doanh nghiệp – mối quan tâm của rất nhiều CEO, HRD lúc này.

 

Thực tế về “làm việc từ xa” ở rất nhiều doanh nghiệp hiện nay

Như đã biết thì trong khoảng một năm trở lại đây, làm việc từ xa là cụm từ được tích cực lan truyền nhất trên các phương tiện mạng xã hội. Bối cảnh dịch bệnh, hạn chế tiếp xúc xã hội đã khiến cho làm việc từ xa được đẩy mạnh.

Thoạt nghe thì thấy đây là một giải pháp làm việc tích cực, hiệu quả, tuy nhiên trên thực tế thực trạng làm việc từ xa:

  • Phần lớn nhân viên làm việc kém hiệu quả hơn khi tới văn phòng. Phổ biến nhất là thường thiếu tự giác và quên việc.
  • Quá nhiều công cụ làm việc online rời rạc làm nhân viên giảm khá năng tập trung
  • Tiến độ công việc chậm do liên lạc gián đoạn, nhân viên không phải lúc nào cũng online hoặc ngồi cạnh máy tính.
  • Trục trặc công việc xảy ra, việc không gặp mặt trực tiếp làm nhân viên và lãnh đạo xử lý khó khăn hơn.
Xem bài  Làm cách nào bạn có thể cải thiện quy trình thu thập dữ liệu cho các KPI của mình?
lam-viec-tu-xa-danh-cho-CEO
Làm việc từ xa, nhất là tại nhà thường bị xao nhãng bởi rất nhiều yếu tố

 

Thấu hiểu 05 nguyên nhân chính khiến làm việc từ xa kém hiệu quả

Có nhiều thứ có thể đổ lỗi: môi trường tại nhà quá thoải mái, mất khả năng giao tiếp gần với đồng nghiệp, ở nhà có quá nhiều việc phải làm, khả năng tập trung giảm trong môi trường thoải mái và chỉ có một mình, có nhiều yếu tố môi trường phân tán hơn khi làm việc ở văn phòng,… mà bạn có thể nghe thấy bất cứ nhân viên nào trao đổi. Tuy nhiên, nguyên nhân cốt lõi thì không có nhiều, cụ thể:

  • Dữ liệu, công cụ phân mảnh, rời rạc. Quá nhiều nền tảng và công cụ áp dụng khiến nhân viên phải ghi nhớ cũng như “đa tác vụ” một khối lượng lớn công cụ quản lý
  • Chưa có quy trình làm việc online bài bản
  • Nền tảng công nghệ chưa tốt
  • Yếu tố hàng đầu: sự kỉ luật – chưa được đánh giá cao
  • Văn hoá làm việc từ xa chưa được phổ cập.
  • Yếu tố tới từ phía doanh nghiệp: truyền thông nội bộ về làm việc online chưa “chạm” tới các thành viên, chưa có sự liên kết trong văn hoá doanh nghiệp với việc cộng tác và hoạt động work remotely, sự kết nối giữa con người với nhau trong tổ chức chưa tốt, văn hoá ứng biến chưa được đẩy mạnh.
  • Yếu tố tới từ phía nhân viên: chưa có thói quen, chưa có các kỹ năng làm việc online hoặc sử dụng công cụ online thay thế đầu việc mà thông thường họ phải gặp mặt đồng nghiệp để xử lý.
Xem bài  10 chỉ số KPI thiết yếu của bộ phận Marketing và hướng dẫn thiết lập chi tiết

 

Bí kíp CEO nên áp dụng khiến cho làm việc từ xa trở nên dễ dàng hơn

Những nguyên nhân trên soi chiếu những vấn đề đang tồn tại của doanh nghiệp. Thấu hiểu được nguyên nhân, CEO hay HRD sẽ có những ý tưởng chiến lược phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Dưới đây là những gợi ý cụ thể để cải thiện hiệu quả hoạt động từ xa của doanh nghiệp trong mùa dịch COVID-19 này:

  1. Đưa toàn bộ hệ thống dữ liệu hiện có lên nền tảng lưu trữ đám mây Việc đồng bộ hoá nền tảng lưu trữ là rất quan trọng đối với làm việc từ xa. Việc “tập kết” dữ liệu không chỉ giúp người tham gia và công việc thông nhất được nơi chia sẻ, cập nhật thông tin mà còn giúp nâng cao tính bảo mật của thông tin.
  2. Đảm bảo bảo mật an toàn thông tin cho hệ thống và dữ liệu: Điều này liên quan tới cơ sở hạ tầng thông tin của doanh nghiệp và là điều tối quan trọng.
  3. Phải xây dựng được các quy trình làm việc online: quy trình làm việc với khách hàng, quy trình xử lý hợp đồng, quy trình phê duyệt,… Ngoài ra cần có các quy trình báo cáo tình trạng, quy trình xử lý khi có các tình huống cấp bách xảy ra,…
  4. Đảm bảo hệ thống các nền tảng, công cụ làm việc online: công cụ meeting cho số lượng người lớn đảm bảo về chất lượng âm thanh, hình ảnh; công cụ quản lý công việc có khả năng lên kế hoạch, theo dõi tiến độ, cộng tác liên phòng ban chất lượng, công cụ lưu trữ dung lượng lớn, có tính đồng bộ cao với các công cụ quản lý hiện hành,…
  5. Vấn đề về nền tảng hệ thống: đường truyền an toàn, ổn định, tốc độ cao
  6. Chiến lược phân bổ làm việc từ xa cho toàn bộ lực lượng hợp lý: Nếu cả công ty cùng làm việc trong một toà văn phòng/trụ sở, thì khi một nhân viên nhiễm bệnh, khả năng hình thành ổ dịch trong cả văn phòng rất cao. Hãy áp dụng chiến lược chia tách văn phòng thành 2 hay nhiều hơn khu vực làm việc riêng biệt, đề xuất 25% nhân viên làm việc ở nhà trong 2 tuần liền, cứ sau 2 tuần đổi ca,… để tối thiểu rủi ro xảy ra.
  7. Thay đổi văn hoá làm việc:
Xem bài  Nhân viên "bàn lùi" khi ứng dụng phần mềm mới: 3 nguyên nhân chính và cách giải quyết

Cần quá trình đào tạo thay đổi tư duy, văn hoá của các thành viên. Văn hoá để mọi người ở đâu cũng tập trung, tự giác, coi thành quả của doanh nghiệp là thành quả của mình, phấn đấu hoàn thành mục tiêu, dù là ở văn phòng hay ở bất kỳ đâu.

  • Đúng giờ
  • Họp online: tương tác ít, hiệu quả cao
  • Báo cáo và theo dõi thường xuyên
  • Tuân thủ cập nhật online, realtime

Sự thay đổi nhờ tác động công nghệ có thể giúp chúng ta xoá bỏ những rào cản về giao tiếp, tiết kiệm thời gian, tăng năng suất lao động. Đây chính là chìa khoá xây dựng một doanh nghiệp không cần trụ sở.

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang loay hoay trong việc tìm kiếm cách thức làm việc từ xa hiệu quả, hãy thử tham khảo những ý tưởng trên và quan trọng hơn, đầu tư vào công nghệ để thấy sự thay đổi rõ rệt.

5 1 vote
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Đăng ký nhận bản tin

Nhận tư vấn và trải nghiệm sản phẩm hoàn toàn miễn phí của SSKPI


    Các bài viết liên quan

    Đăng ký tư vấn
    TƯ VẤN MIỄN PHÍ

      Gọi cho chúng tôi
      Rút gọn