Những sai lầm khi ứng dụng KPI trong doanh nghiệp

13/08/2021

Khi nhắc đến KPI – chỉ số đo lường hiệu suất, không còn quá xa lạ với các nhà quản lý, các doanh nghiệp trong và ngoài nước, vì chỉ số này được áp dụng đa dạng trong nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên, hiện nay thì có đến 90% trong số họ gặp khá nhiều khó khăn khi xây dựng và thiết kế các chỉ số KPI để phục vụ trong công việc đánh giá.

Trong quá trình tư vấn cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong và ngoài nước, SSKPI nhận thấy rằng có một số lượng không nhỏ các doanh nghiệp đang gặp tình trạng sau: Các nhà quản lý chỉ nắm được kết quả cuối cùng, không theo dõi được tiến trình thực hiện các công việc để có sự điều chỉnh kịp thời. Nên khi không đạt KPI thì tốn rất nhiều thời gian, công sức để đi tìm vấn đề, họp hành tìm giải pháp tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực, kéo hiệu suất doanh nghiệp đi xuống. Thực trạng này thường hay gặp ở các doanh nghiệp quản lý thủ công qua bảng biểu, giấy tờ, excel, email, zalo…

Những vấn đề mà doanh nghiệp Việt Nam thường hay mắc phải đó là:

1. Bất cứ chỉ tiêu đánh giá lượng hóa nào cũng được gọi tên là KPI.

Đây là một sai lầm điển hình. Quá nhiều doanh nghiệp đang mô tả hệ thống chỉ tiêu đánh giá lượng hóa của mình là KPI mà không lý giải được phương pháp thiết kế và sử dụng chỉ tiêu kết quả và hiệu quả hoạt động nào có thể được gắn tên là KPI. Thậm chí những tiêu chí không hề mang tính chủ chốt để đánh giá chức năng và mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp, bộ phận hay cá nhân cũng vẫn cứ gọi là KPI. Điều này tạo nên cách hiểu sai lệch của số đông nhà quản lý về bản chất KPI trong điều hành doanh nghiệp

Xem bài  Thư viện KPI – KPI công ty bảo hiểm: Tỷ lệ % từ chối yêu cầu bồi thường

2. Đặt ra các con số cảm tính, thiếu thực tế

Các doanh nghiệp đã đặt ra KPI cho công việc, cá nhân, bộ phận tuy nhiên lại kết quả thể hiện là chỉ số đạt KPI thấp. Có nhiều nguyên nhân khiến điều đó xảy ra. Có thể là doanh nghiệp xác định mục tiêu trong hệ thống đánh giá KPI hời hợt, thiếu đi sự rõ ràng, các chỉ tiêu này đưa ra lại không phù hợp, không đảm bảo các yếu tố về S.M.A.R.T.

Các chỉ số đưa ra lúc đầu quá cao, nhưng không đúng với thực tế như , năng lực, khả năng thực hiện của quản lý, nhân viên, hay không phù hợp với tình hình chung của thị trường.

3. Vận hành hệ thống KPI không gắn với trả lương, thưởng

Còn nhiều doanh nghiệp giao chỉ tiêu và đánh giá nhưng không có những tác động nhằm tạo sự khác biệt giữa thành tích và hòa thành căn bản công việc, giữa kết quả vượt trội với kết quả thông thường. Sự thiếu đồng bộ này khiến cho các bộ phận và cá nhân nhân viên không có động lực thực sự để đạt được các chỉ tiêu này, dẫn tới việc áp dụng KPI mang tính hời hợt và không thực chất.

4.Thiết kế quá nhiều chỉ tiêu KPI cho một bộ phận, vị trí

Điều này khiến cho sự tập trung vào từng chỉ tiêu thấp và có xu hướng bị cào bằng. Việc phân tán quá nhiều chỉ tiêu cũng khiến cho các bộ phận và cá nhân mất đi sự tập trung vào chỉ tiêu trọng yếu. Khi đó, có thể xảy ra tình huống là nhiều hoặc toàn bộ các cá nhân, bộ phận được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ mà công ty không đạt được mục tiêu chủ đạo của mình.

Tình trạng coi KPI là liều thuốc bách bệnh, đánh giá sự có mặt của KPI trong hệ thống quản lý (chứ không phải là sử dụng hiệu quả KPI) quá cao dẫn đến việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI cho đồng loạt tất cả các vị trí. Điều này khiến doanh nghiệp lãng phí thời gian, công sức của quản lý và nhân viên trong việc thiết kế và theo dõi những chỉ tiêu này, trong khi đối với nhiều vị trí nhân viên, không nhất thiết phải có KPI. Điều này đặc biệt lãng phí trong các doanh nghiệp lớn, đông nhân viên. Thay vào đó nên sử dụng một số chỉ tiêu mang tính vận hành KPI.

Xem bài  Thư viện KPI - KPI công ty bảo hiểm: Giá trị hợp đồng bảo hiểm
Những sai lầm khi ứng dụng KPI trong doanh nghiệp
Những sai lầm khi ứng dụng KPI trong doanh nghiệp

5. Xây dựng KPI không cần đến chiến lược

Tuy doanh nghiệp có kế hoạch thực thi, hành động cụ thể nhưng lại không phục vụ cho mục tiêu đề ra, làm nhiều nhưng hiệu quả cuối cùng chẳng được bao nhiêu.

Về bản chất của phương pháp BSC, hệ thống chỉ tiêu KPI phải được xây dựng từ chiến lược. Hệ thống chỉ tiêu KPI phải bám sát Bản đồ chiến lược hoặc các yếu tố thành công then chốt (CSF – Critical Success Factors). Nếu không đảm bảo điều kiện này, các chỉ tiêu thiết kế chỉ là những mục tiêu mang tính vận hành, nhằm đạt được các mục tiêu chức năng, hay tạm gọi là PI (chỉ số hiệu quả).

6. Giao chỉ tiêu KPI không gắn với hệ thống giao việc theo chuẩn

Rất nhiều doanh nghiệp coi việc giao chỉ tiêu chỉ dựa trên các bản phân công giao việc của cấp trên cho bộ phận và / hoặc cá nhân, mà không chắc chắn rằng những công việc được giao đó là dựa trên những nguyên tắc phân bổ chức năng. Nếu thiếu chuẩn chức năng, việc giao chỉ tiêu KPI sẽ làm lãng phí nguồn lực mà bộ phận hoặc nhân viên đầu tư để đạt được kết quả khi có sự chồng chéo, lặp lại trong thực hiện một công việc. Việc chuẩn hóa lại phân bổ chức năng cho bộ phận và cho các chức danh, giao việc cho cá nhân theo chức danh là một điều kiện tiên quyết để triển khai hệ thống KPI.

Trong quá trình thực hiện việc không theo sát được hoạt động của nhân sự cũng là một vấn đề, đến lúc phát hiện công việc sai mục tiêu thì đã tốn rất nhiều nguồn lực, thời gian gây ảnh hướng đến KPI doanh nghiệp đặt ra.

Vậy để có được hệ thống KPI đúng chuẩn, các doanh nghiệp cần có thời gian thiết lập và kiến thức chuyên sâu, hoặc cần có sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn hàng đầu. Việc thiết lập theo chuẩn ngay từ đầu sẽ giúp cho các chủ doanh nghiệp, các cấp quản lý không phải lo lắng quá nhiều về những vấn đề trên đây. Giải pháp của SSKPI bao gồm phần mềm và dịch vụ tư vấn, đào tạo.

Xem bài  Thư viện KPI – KPI công ty bất động sản: Tỷ lệ % Bất động sản được xếp hạng là “rủi ro trung bình”

Với phần mềm, hệ thống KPI của doanh nghiệp vẫn được xây dựng dễ dàng với thư viện mẫu bao gồm hơn 5000+ KPI phù hợp đặc thù 11 lĩnh vực, 25 bộ phận, 350 vị trí công việc. Chỉ bằng vài thao tác kéo thả, nhấn chuột trên phần mềm, hệ thống KPI được triển khai nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian và nguồn lực, giúp phân bổ và liên kết từ công ty – bộ phận – nhân viên.

Các khách hàng đã lựa chọn SSKPI vì phần mềm giúp xây dựng kế hoạch công việc gắn liền chặt chẽ với mục tiêu KPI được giao, xác định rõ thứ tự ưu tiên, khối lượng thời gian dự kiến. Đồng thời các cấp quản lý cũng theo dõi được tiến độ thực hiện công việc, mức độ hoàn thành chỉ tiêu, nhanh chóng nắm bắt được bức tranh tổng thể. Báo cáo đánh giá chi tiết hiệu suất doanh nghiệp, phòng ban, cá nhân tự động, tiết kiệm được rất nhiều thời gian chuẩn bị, tổng hợp thông tin để làm báo cáo so với cách làm trước kia.

Nhìn chung, phần mềm SSKPI đáp ứng được nhu cầu của đa số các doanh nghiệp hiện nay, và giải quyết được những khó khăn thường gặp khi triển khai KPI cho doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp vừa và lớn có yêu cầu thiết kế chi tiết các bộ chỉ tiêu KPI phù hợp với các vị trí công việc và doanh nghiệp của mình, có thể tham khảo thêm dịch vụ tư vấn chuyên sâu, xây dựng hệ thống KPI chuẩn mực, và đào tạo của SSKPI.

Chúng tôi tin chắc việc áp dụng đúng và phù hợp hệ thống KPI sẽ giúp các doanh nghiệp thúc đẩy hiệu suất hoạt động, cũng như thúc đẩy doanh thu của doanh nghiệp tăng mạnh.

Để tham gia buổi demo sản phẩm và nhận tự vấn, doanh nghiệp có thể liên hệ với SSKPI theo thông tin sau: Hotline: (+84) 96 105 0089 – Email: [email protected] – Website: www.sskpi.com

5 1 vote
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Đăng ký nhận bản tin

Nhận tư vấn và trải nghiệm sản phẩm hoàn toàn miễn phí của SSKPI


    Các bài viết liên quan

    Đăng ký tư vấn
    TƯ VẤN MIỄN PHÍ

      Gọi cho chúng tôi
      Rút gọn