Thư viện KPI – Quản lý dự án: Tỷ lệ % nhiệm vụ quá hạn

31/08/2021

Định nghĩa

Đo lường tỷ lệ nhiệm vụ quá hạn trong tổng số nhiệm vụ hiện tại của dự án.

Mục đích

Để theo dõi tiến độ dự án vì một số lượng lớn các nhiệm vụ dự án quá hạn có thể làm chậm tiến độ và khiến dự án gặp rủi ro.

Khuyến nghị

Thời gian là một nguồn tài nguyên quý giá khi nói đến quản lý dự án. Do đó, một trong những vấn đề quan trọng nhất cần giải quyết khi quản lý dự án là lập kế hoạch dự án. Nhiệm vụ dự án quá hạn không chỉ có tác dụng xấu vì chúng có thể kìm hãm dự án, tăng khối lượng công việc của nhân viên mà còn có thể làm giảm uy tín của nhóm quản lý dự án trước khách hàng.

Người quản lý dự án có thể tránh các nhiệm vụ dự án quá hạn bằng một số cách. Một trong những phương tiện đó là liên kết việc lập kế hoạch dự án với việc thiết lập lịch trình cho dự án. Ví dụ, tránh đưa ra quá nhiều mốc ngày cụ thể, fix cứng cho các nhiệm vụ. Điều này là để cho phép một số thay đổi lịch trình động và tránh phải lập lại lịch trình mới cho dự án, trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nhỏ nào trong việc thiết lập lại thời gian hoặc việc thời hạn deadline thay đổi có thể chấp nhận trong mức cho phép.

Xem bài  Kanban là gì và nó có thể mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của bạn?

Một phương pháp khác là giới hạn số lượng nhiệm vụ dự án được giao cho nhóm, vì đa tác vụ thường chỉ hiệu quả đến một thời điểm nhất định. Điều này cũng để tránh nhân viên bị sa sút do ảnh hưởng của việc phân phối khối lượng công việc không hiệu quả.

Một số khuyến nghị khác bao gồm:

  • Thời gian đào tạo nhân viên cần đưa vào tiến độ dự án;
  • Thời gian dự kiến phát sinh cũng cần phải được tính vào thời hạn của dự án;
  • Thiết lập cấu trúc dự án và phân tích chi tiết, chia nhỏ các đầu việc cụ thể;
  • Phân loại và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của dự án;
  • Cần linh hoạt và sẵn sàng thích ứng với những thay đổi trong lịch trình dự án;
  • Thái độ tích cực, tạo động lực để chia sẻ khối lượng công việc và trao đổi tiến độ chung

Để KPI này phù hợp nhất có thể đối với nhóm quản lý dự án, nó nên được bổ sung bằng cách xếp hạng nhiệm vụ theo mức độ quan trọng của chúng. Các nhiệm vụ quan trọng quá hạn cần được phân tích và giải quyết trước. Cần thực hiện các bước để ngăn các nhiệm vụ trở nên quá hạn.

Tín hiệu hoặc cảnh báo được khuyến nghị sử dụng để có thể chỉ ra khi một nhiệm vụ trở nên quá hạn, đặc biệt là khi xử lý các dự án có khối lượng nhiệm vụ lớn.

Xem bài  6 mẹo quản lý dự án thành công

Các mục tiêu cho chỉ số này nên được đặt theo loại hình kinh doanh, dự án, kỳ vọng của khách hàng và mức độ cạnh tranh về hiệu quả hoạt động. Mức độ cao của chỉ số này có thể ảnh hưởng lớn đến danh tiếng của công ty, vì những khách hàng không hài lòng sẽ không giới thiệu dịch vụ của công ty.

(Nguồn: Theo Andrei Costea – SSKPI dịch)

0 0 votes
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Đăng ký nhận bản tin

Nhận tư vấn và trải nghiệm sản phẩm hoàn toàn miễn phí của SSKPI


    Các bài viết liên quan

    Đăng ký tư vấn
    TƯ VẤN MIỄN PHÍ

      Gọi cho chúng tôi
      Rút gọn